Структура документооборота в суде

Судебное делопроизводство. Инструкция по судебному делопроизводству

Под судебным делопроизводством в общем смысле понимают регулируемую нормами права деятельность, связанную с регистрацией, учетом, оборотом дел и прочих материалов в суде. Оно включает в себя справочно-информационный поиск, а также контроль исполнения актов, их подготовку к дальнейшему использованию и хранению.

Значение деятельности

Надлежащая организация судебного делопроизводства обеспечивает эффективность правосудия. Необходимо понимать, что от того или иного документа, принятого инстанцией, может зависеть дальнейшая судьба человека. Потеря материалов, несвоевременное исполнение актов, направление их ненадлежащим субъектам влекут нарушение интересов и прав организаций и граждан.

Отличительные черты

Организация судебного делопроизводства направлена на соблюдение процессуальных норм, исполнение постановлений, решений, определений. Она обеспечивает уважительное отношение к гражданам и юрлицам, обращающимся в инстанции.

Требования по созданию, обработке, использованию судебных материалов основываются на положениях УПК, АПК, ГПК, КоАП.

В указанных нормативных актах закреплены ключевые правила, регулирующие структуру документов суда, обязательные реквизиты актов, порядок движения дел в зависимости от категории, правила и сроки рассмотрения, а также особенности исполнения.

Госстандарт действует в отношении организационно-распорядительной документации, относящейся к унифицированной системе. В ее состав входят, в частности, решения, постановления, акты, протоколы, приказы и прочие документы, включенные в ОКУД (Общероссийский классификатор).

В стандарте установлены требования к:

• оформлению реквизитов (с указанием перечня основных из них);
• бланкам и содержанию документов;
• изготовлению, учету, хранению, использованию бланков с Государственным гербом РФ, гербами субъектов.

Данные требования распространяются и на документы, находящиеся в обороте судебных инстанций.

Нормативная база судебного делопроизводства в районном суде

Ключевым нормативно-методическим актом, регламентирующим порядок организации и ведения документооборота в указанных инстанциях, является Инструкция. Ее положения применяются с учетом предписаний процессуальных кодексов.

Утверждена Инструкция по делопроизводству Судебным департаментом в 2003 г.

В ней закреплены:

1. Правила учета и ведения документов.
2. Требования по оформлению процессуальных и прочих актов.
3. Правила хранения и передачи документации в архив.

Положения Инструкции по судебному делопроизводству направлены на обеспечение надлежащего порядка передачи и оборота материалов в структуре районных судов. Предписания распространяются и на бумажные документы, и на акты, созданные с помощью компьютерной техники.

Делопроизводство в ВС РФ

Оно осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом Председателя ВС № 32-П от 2015 г. Это достаточно объемный документ, в котором регламентированы все аспекты работы с документами.

Согласно типовой Инструкции по делопроизводству, функционирование единой системы документационного обеспечения работы Суда основывается на современных технологиях. При организации документооборота используются инновационные программно-технические средства.

Учет и регистрация входящих/исходящих бумаг, внутренних организационно-распорядительных актов осуществляется в АИС (автоматизированной информсистеме).

В подразделениях Верховного суда судебное делопроизводство возлагается на уполномоченных сотрудников. Права и обязанности этих работников определяются должностными регламентами. При этом ответственность за организацию документооборота в подразделениях возлагается на их руководителей.

В типовой Инструкции по делопроизводству закреплен общий порядок ведения секретных дел.

Согласно нормативному акту, эта деятельность осуществляется Первым отделом ВС совместно с соответствующими подразделениями.

Обработка секретных данных, разработка и создание документов, содержащих их, а также их копий производится на защищенном техническом оборудовании, установленном в режимных помещениях.

Общие правила документооборота в районных судах по уголовным делам

Согласно Инструкции по судебному делопроизводству, а также в соответствии со ст. 227 УПК, судья по поступившим материалам принимает одно из решений:

1. Направить дело по подсудности.
2. Назначить предварительное слушание.
3. Назначить заседание.

Принять решение судья должен в течение 30 суток с даты поступления материалов.

Информация по производствам с постановлением, вынесенным судьей в ходе подготовительной процедуры, сообщается в отдел судебного делопроизводства не позже следующего дня (рабочего). Уполномоченный сотрудник вносит в учетно-статистическую карточку (ф. № 5) отметки о принятом решении.

Судьей должна быть определена категория дел, по которой материалы будут учтены в статистическом отчете. Копия постановления направляется прокурору, потерпевшему и обвиняемому.

При направлении материалов по подсудности, дело и сопроводительное письмо к нему отправляются адресату. Одновременно уведомляется и прокурор, который направил дело. В форме № 5 делается соответствующая отметка. Копии сопроводительного письма и решения хранятся в наряде № 15.

Судебное делопроизводство Московского областного суда

Оно регламентируется Инструкцией, утвержденной Приказом Судебного департамента при ВС РФ № 161 от 15.12.2004. Необходимо сказать, что положения этого документа распространяются на все верховные судебные органы городов фед. значения, краев и областей (автономных в том числе), республик.

В связи с тем, что во всех инстанциях активно используются электронные информационные системы, следует подробнее остановиться на особенностях документооборота в ГАС (государственной автоматизированной системе) «Правосудие».

Подача документов в рамках гражданского, уголовного, административного производства осуществляется по правилам, утвержденным приказом Судебного департамента № 251. Для направления информации заинтересованное лицо заполняет специальную форму, размещенную на сайте суда.

Проверка правильности оформления электронных документов возлагается на уполномоченного сотрудника аппарата суда. Этот работник обязан не менее 2-х раз в течение дня проверять подсистемы ГАС.

После проверки в личный кабинет заявителя в тот же день отправляется уведомление о принятии либо отклонении обращения. В последнем случае в обязательном порядке указываются причины непринятия заявления. Если для этого отсутствует техническая возможность, ответ направляется на электронный адрес заявителя или направляется ему другим способом.

После совершения операций по проверке поступившей документации уполномоченный работник аппарата суда осуществляет перенесение обращений на бумажные носители.

Особенности извещения сторон

При наличии подтверждения о надлежащем уведомлении органов местной и госвласти, других организаций и структур, выступающих участниками процесса, о времени и месте заседания эти лица могут извещаться о слушании или производстве отдельного действия посредством размещения соответствующих сведений на сайте суда. Если у указанных субъектов отсутствует техническая возможность получить такое сообщение, по их ходатайству уведомление направляется иным способом без использования Интернета.

Дополнительно

Размещение сведений о принятии иска к производству, месте, времени заседания либо осуществлении процессуального действия осуществляется уполномоченным сотрудником аппарата суда не позднее срока, предусмотренного в 3 части 113 статьи ГПК. По делам с сокращенным периодом рассмотрения извещение публикуется за три дня до даты слушания или выполнения соответствующего действия.

Что касается сведений о принятии к производству административного иска, представления или жалобы, то они размещаются на сайте суда за 15 дней до начала заседания, если другое не установлено в КАС.

Информация, опубликованная на официальном портале инстанции о движении дела, в том числе предоставленная его участникам в рамках режима ограниченного доступа, должна совпадать с данными, содержащимися в ГАС «Правосудие».

Источник: https://FB.ru/article/331331/sudebnoe-deloproizvodstvo-instruktsiya-po-sudebnomu-deloproizvodstvu

Электронный документооборот в суде

Документооборот в суде — единая система, обеспечивающая документальное сопровождение всей судебной деятельности.

Для автоматизации этого процесса введено понятие «электронного документооборота», который может быть организован в локальной сети (отдельно взятого суда) или осуществляться через информационно-телекоммуникационные каналы связи (например, по интернету).

Действующая инструкция в целях организации делопроизводства предписывает вести электронный документооборот в суде через информационную базу данных «Судебное делопроизводство».

Электронные документы и их отличия от образов

Пользователь интернета может свободно отправить обращение в любой государственный орган, не покидая стен дома. В том числе и процессуальные документы, подаваемые в суд. Но не всякий электронный документ имеет юридическую силу без квалифицированной цифровой подписи. Основные правовые акты, регулирующие электронный документооборот в системе судов России:

• Приказ Верховного судьи № 251 от 27 декабря 2016г.;
• Приказ № 252 от 27 декабря 2016г. (относительно обращений в Арбитражный суд).

Важно: система электронного документооборота, именуемая ЭДО, распространяется исключительно на процессуальные документы.

Для идентификации автора используется цифровая подпись, оформляемая в соответствии с требованиями Минкомсвязи РФ специальными компаниями, получившими государственную аккредитацию.

Электронный образ — это скан любого процессуального документа, или его копия.

Основные требования к файлам ЭДО

Для успешной обработки поступающих в информационную систему документов разработан свод правил, определяющих жесткие требования к ЭДО. Так, электронный образ должен соответствовать следующему шаблону:

• Размер сканированной копии не должен отличаться от оригинального;
• Изображение должно быть черно-белым/серым;
• Подписи, печати и иные реквизиты образа должны хорошо читаться;
• Файл должен иметь формат PDF;
• Максимальный размер — не более 30 Мб;
• Файл должен быть назван в соответствии с его содержанием, набор букв в имени станет однозначным отказом в приеме системой;
• Все значимые для рассмотрения судебного дела рисунки и изображения сканируются в цвете.

Электронный документооборот в суде предполагает, что создаваемые на компьютере документы будут отвечать следующим требованиям:

• Формат — PDF;
• Размер — до 30 Мб;
• Имя должно отражать главную суть документа;
• Направляется файл вместе с зашифрованной ЭЦП.

Электронно-цифровая подпись должна принадлежат лицу, составившему документ.

Для обращения в Арбитражный суд функционирует специальная информационная система — «Мой арбитр». Потребуется идентификация заявителя через портал Госуслуги.ру.

Обращение в суд посредством ЭДО

Порядок подачи электронных документов в суд в общем виде выглядит так:

• Пользователь может обратиться к ГАС «Правосудие», где в открывшемся окне необходимо нажать кнопку «Подать обращение»;
• Для авторизации понадобится созданная в ЕСИА ученая запись, получить которую можно самостоятельно на сайте госуслуги.ру или с помощью специалистов МФЦ;
• Для подписания документа понадобится ЭЦП, которая записана на физическом носителе.

В выбранной форме обращения заявитель указывает следующие сведения:

• Вариант обращения (лично или через законного представителя);
• Кто является автором — физическое или юридическое лицо, ИП;
• Наименование суда — адресата документа;
• Краткое содержание обращения, набрать текст можно в онлайн-редакторе;
• Приложения, оформляемые как сканы с важных бумажных документов или варианты их электронных версий;
• Подтверждение факта уплаты государственной пошлины (квитанция прикрепляется к обращению специальной кнопкой).

После этого заявление можно считать сформированным и готовым к отправке. Электронный документооборот в суде предполагает получение отклика от системы о принятии заявления к производству. Если файлы содержат какие-либо противоречия или не соответствуют общепринятым требованиям, заявитель получает мотивированный отказ.

Квалифицированная помощь от Такснет

Самостоятельная подача документов по интернету чревата получением отказа.

Немногие физические и юридические лица знакомы с правилами и положениями, на основании которых формируется и функционирует электронный документооборот в судах общей юрисдикции.

Сложности могут быть связаны с техническими неполадками в компьютере, отсутствием ЭЦП, формированием неполного пакета документации и т.д.

Сэкономить время и силы можно, обратившись в компанию ТАКСНЕТ. Наши специалисты знают, как организован документооборот в суде. Профессиональная консультация и помощь являются гарантией получения положительного ответа от информационной базы данных.

Подаваемые обращения составляются крайне корректно и соответствуют всем требованиям, актуальным на день отправки. Мы поможем сформировать электронные документы или их образы, а также проследим статусы их рассмотрения ЭДО в суде.

Оказываем разовые услуги и предлагаем комплексное обслуживание клиентов, чья деятельность непосредственно связана с судебными обращениями.

Источник: https://taxnet.ru/blog/elektronnyy-dokumentooborot-v-sude/

Электронный документооборот: его особенности и преимущества в судопроизводстве

• 27 июня 2018
• #Арбитражный суд
• #досудебная работа

Принятие ФЗ от 27.07.2010 № 228-ФЗ закрепила в АПК возможность использовать электронный документооборот (ЭД) в арбитражном производстве. Использование ЭД призвано уменьшить оборот бумажной документации, упростить процедуру подачи заявления и снизить расходы на почтовые отправления в судопроизводстве. Но так ли все гладко на самом деле?

Преимущества и недостатки ЭД в деятельности судов

Хотя процесс электронного документооборота по-прежнему остается новым для российских судов, он имеет очевидные преимущества:

1. Скорость подачи документа. С использованием специализированных сервисов («Мой арбитр», личный кабинет на сайте ВС и т.д.) документы подаются без задержек, возникающих при пересылке.
2. Централизованное хранение документации.
3. Минимизация расходов и отсутствие риска утери документа при пересылке.
4. Отслеживания движения документа при помощи специализированных сервисов, получая информацию в режиме реального времени.

К сожалению, недостатки присутствуют везде. Не обошлось без них и в электронном документообороте:

1. Трудности при подаче большого объема документов. Например, при подаче 15-20 бумажных страниц они сначала переводятся в электронный формат PDF. Ограниченный объем файла (не выше 30 Мб) создает дополнительные трудности при подаче большого объема документации.
2. При рассмотрении дела в порядке упрощенного производства в «электронном» деле не может участвовать третье лицо, так как с его вступлением, дело будет переведено на общие правила искового производства.
3. Техническое оснащение. Не все суды оснащены соответствующим оборудованием для работы с электронными документами. При отсутствии материально-технической базы подача иска, ходатайства или иного заявления в такой суд возможна только в бумажной форме.
4. Затруднена процедура выдачи исполнительного листа, составленного в электронном виде.

Документ или образ – в чем разница?

Существует два типа электронных документов, подаваемых в суд: электронный документ и образ электронного документа. Это два разных типа, поэтому, если вы впервые столкнулись с документооборотом в электронном виде – стоит ознакомиться с их различиями.

Электронным образом считается отсканированная копия бумажного документа, которую заверили простой или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Требования к образу документа:

• Отсканированная версия предоставляется в масштабе 1:1, выполняется в ч/б варианте или сером цвете. В цветном варианте скан предоставляется, если в нем содержатся цветные иллюстрации или текстовые фрагменты, имеющие значение для рассмотрения дела.
• Должны присутствовать признаки подлинности: печать, подпись заявителя либо контрагента в договоре и т.д. На каждое вложение делается отдельный скан. Название файла прописывается с возможностью быстрой его идентификации: например, «Договор купли-продажи от 12.02.2013. 4 листа»
• Размер электронного документа – не выше 30 Мб, сам документ подается в PDF с отсутствием защиты от копирования и печати. Файл PDF не должен содержать мультимедийных фрагментов или элементов на языке программирования.

Электронный документ – тип документа, изначально созданный в электронной форме без бумажного «аналога». Также подписывается с использованием КЭП. Помимо требований, аналогичных требованиям к электронному образу, к электронному документу «прилагаются» дополнительные условия:

• Файлы, прилагающиеся к обращению, предоставляются в формате, в котором документы подписаны электронной подписью.
• КЭП предоставляется в отдельном файле. Если документ подписывается несколькими участниками, на каждого пользователя КЭП оформляется отдельным файлом.

«Путь» подачи электронного документа в арбитражном процессе

Процесс подачи электронных документов в арбитражном судопроизводстве делится на четыре этапа:

• В личном кабинете системы «Мой арбитр» выбирается вид обращения и арбитражный суд, куда направляются документы.
• После выбора суда заполняется графа с процессуальным положением лица: истец, ответчик и т.д. Также заполняется раздел с данными физлица либо организации.
• К заполненной форме прикрепляются электронные документы и приложения.
• Завершающим этапом станет получение в личный кабинет и на почту уведомления о поступлении документов в информационную базу. В уведомлении указывается дата и время поступления, в дальнейшем эти данные пригодятся для контроля процессуальных сроков. После отправки документов работники суда проверят соответствие представленных материалов и вышлют пользователю еще одно уведомление о том, приняты документы к производству либо нет.

Дальнейшее движение отслеживается в личном кабинете сервиса «Мой арбитр». Также предлагаем к просмотру полезный вебинар от XSUD на тему «Электронный документооборот в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов», в котором данная тема раскрывается более детально. доступно по ссылке.  Скачать презентацию вебинара можно здесь.

Если дело направлено на повторное рассмотрение, ушло в апелляцию или кассацию и т.д.

, для юриста целесообразнее использовать XSUD – сервис, позволяющий объединить дела, находящиеся в производстве, в единую картотеку и загружать актуальную информацию из системы Kad.arbitr в любой момент.

Объединение дел в единую картотеку сокращает временные затраты на ведение каждого дела, позволяя одновременно контролировать несколько процессов.

fНачать работу в XSUD

Источник: https://xsud.ru/news/elektronnyiy-dokumentooborot-ego-osobennosti-i-preimushhestva-v-sudoproizvodstve

О новых требованиях к организации делопроизводства в арбитражных судах

В 2013 году арбитражная система России стала первой в мире по уровню раскрытия информации о деятельности судов.

В значительной степени этому способствовала автоматизация судопроизводства и сопутствующий этому переход делопроизводства на электронную платформу.

Цементирующей основой изменений стала принятая Пленумом ВАС РФ Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах, в которой появился ряд новелл, важных для всех сторон судебного процесса.

Сервисный аппарат ВАС РФ работает с высоким КПД. На сегодняшний день электронными системами охвачены все стороны деятельности арбитражных судов.

Целый ряд электронных сервисов успешно доставляет участникам судебного процесса информацию по делу (о событиях на этапе рассмотрения, о принятых судебных актах, о процедурах обжалования и др.).

Еще одна электронная линейка услуг позволяет через интернет подать электронное заявление, ходатайство, жалобу в суд или обжаловать действия судей.

ВАС РФ приложил немало усилий к тому, чтобы электронное правосудие стало как можно доступнее для всех граждан страны.

На этом пути ему пришлось решать не только внутренние задачи, но и расплетать клубок социальных проблем, главной из которых стала проблема цифрового неравенства, то есть разной доступности цифровых технологий в различных регионах и социальных группах. Для этого электронные услуги пересадили на почву мобильных устройств.

Через каналы мобильной связи гражданин смог обращаться к суду, работать с сервисами ВАС РФ и мобильной картотекой арбитражных дел, а также участвовать в заседании с помощью средств видео-конференц-связи.

В конце прошлого года арбитражные суды получили долгожданный документ, который закрепил существовавшую практику и представил некоторые процессуальные новеллы.

Это первый широкоформатный «снимок» переходного периода в отечественном правосудии.

В документе объемом 400 страниц, содержащем постановления, приказы, методические рекомендации и письма, определены как общие нормы делопроизводства, так и специальные правила, классифицированные в зависимости от судебных инстанций (арбитражных судов первой, апелляционной и кассационной инстанций, а также специализированного Суда по интеллектуальным правам).

Способы организации делопроизводства в арбитражных судах

Одной из главных новелл Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (далее – Инструкция) явилось утверждение моделей организации делопроизводства, которые фактически сложились в арбитражной системе, но регулировались разрозненными актами.

Первая схема делопроизводственной работы предполагает, что процессуальные документы по делу поступают судье от единого подразделения делопроизводства после их регистрации.

После того как он совершает с ними необходимые процессуальные действия, документы возвращаются для обработки в то же подразделение. Такая система называется централизованной, поскольку судья ведет работу с документами лишь в периоды процессуальной активности по делу.

Все вспомогательные обязанности ложатся на плечи сотрудников централизованного подразделения, подчиняющегося руководителю аппарата арбитражного суда.

Другой способ организации делопроизводства в арбитражном суде – децентрализованный. В рамках этой модели у судьи в распоряжении находится несколько сотрудников. Как правило, в так называемый «Офис судьи» входят помощник судьи и секретарь судебного заседания.

В некоторых случаях к ним примыкает специалист-делопроизводитель, выполняющий обработку документов и основные делопроизводственные задачи. Все операции после регистрации документов осуществляются в пределах этого судебного мини-офиса – вплоть до их передачи в архив.

При этом ответственность по делопроизводству целиком лежит на судье.

Делопроизводство в арбитражном суде может быть 

организовано централизованно, децентрализованно 

и по смешанной модели

Кроме этого, инструкция закрепляет за арбитражными судами возможность применения смешанной модели организации делопроизводства. Функции распределяются между централизованным подразделением и усеченным «Офисом судьи», состоящем из судьи и его помощника. Вспомогательную работу, включая обязанности секретаря судьи судебного заседания, на себя берут обособленные подразделения суда.

При выборе следует учесть размер суда, его территориальную удаленность, конфигурацию зданий, расположение подразделений в рамках одного здания и т.п. Например, для «Офиса судьи» необходимо соблюдение принципа пространственной целостности.

В обратном случае существует риск того, что делопроизводственный процесс будет хромать на обе ноги.

Электронный документ – старший брат бумажному 

Согласно Инструкции, единственным возможным местом подготовки проектов судебных актов признается система автоматизации судопроизводства.

Использование данной системы является обязательным при подготовке судебных актов судьями арбитражных судов и их помощниками. Таким образом обеспечивается принцип первичности электронного документа.

Бумажный документ создается только после подписания в системе электронного оригинала.

Онлайн-сервис «Мой Арбитр» позволяет подавать

документы в арбитражные суды

в электронном виде

Это исключает возможность расхождения электронного (опубликованного) судебного акта с документом на бумажном носителе, что в свою очередь сказывается на высоком доверии к электронным сервисам. Положительной стороной первичности электронного документооборота также является тот факт, что публичную информацию электронных сервисов можно использовать для юридически значимых действий.

Помимо этого, новыми правилами разрешается использовать любое количество информации, полученной от стороны, в том числе путем копирования, при подготовке проектов судебных актов. Стороны вправе представить проекты судебных актов по тем или иным делам, рассматриваемым арбитражными судами, а суды – брать во внимание эти проекты полностью или частично.

Выдача оригиналов органам следствия и дознания

Наряду с хранением документов и организацией их учета в разных инстанциях, важным вопросом для арбитражных судов остается взаимодействие с различными государственными органами, в том числе органами следствия и дознания, судами общей юрисдикции, а также офисами Уполномоченного по правам человека и Уполномоченного по правам предпринимателей. С принятием Инструкции суды вправе выстраивать с ними отношения, ссылаясь на ее нормы как общеобязательное постановление Пленума ВАС РФ.

До окончания судебной процедуры значимые для  
рассмотрения дела документы не могут быть  
переданы третьим лицам

Основным принципом признается целостность и нерушимость арбитражного дела и невозможность передачи его другому лицу вне зависимости от целей и задач, которые это лицо преследует.

На практике это означает, что до окончания судебной процедуры значимые для рассмотрения дела документы не могут быть переданы третьим лицам. После завершения процесса оригиналы документов при необходимости могут быть отправлены в органы дознания и следствия.

Данная норма ни в коей мере не препятствует предоставлению информации, необходимой для органов следствия и дознания.

Представители этих органов вправе ознакомиться с любыми материалами судебного дела, сделать выписки, провести экспертизу и иные манипуляции, но на территории арбитражного суда.

По запросу сотрудники суда заверят копии любых документов для выполнения соответствующими органами их должностных функций.

Судья по вызову

Особенно стоить отметить нововведения, связанные с проведением судебных заседаний посредством видео-конференц-связи. В соответствии с новыми требованиями, в арбитражных судах должен вестись электронный реестр видеозаседаний.

Помимо этого, предусмотрена норма, согласно которой сеансы с использованием видео-конференц-связи могут проводиться в нерабочее время суда, который выступает в роли организатора.

К примеру, для судов с существенной разницей между часовыми поясами (Москва – Владивосток) теперь может быть найден временной интервал, оптимальный для обеих сторон.

При этом необходимо, чтобы арбитражный суд (организатор встречи) дал свое согласие на участие в судебном процессе в нерабочее время.

Проведения заседаний с использованием видео-конференц-связи возлагается на дежурных судей. Это новое понятие в арбитражном процессе. Отмечается, что суды должны установить график дежурств судей, ответственных за проведения видеозаседаний.

* * *

Несмотря на огромный путь, проделанный ВАС РФ для создания современной системы делопроизводства, полный отказ от бумажного документооборота, являющийся приоритетной задачей арбитражной системы, откладывается на будущее.

Поскольку проблема цифрового не равенства сохраняется, каждый гражданин имеет право выбрать, каким способом взаимодействовать с арбитражными судами – бумажным или электронным.

НААР.РУ ©

Источник: http://naar.ru/articles/o-novyh-trebovanijah-k-organizacii-deloproizvodstva-v-arbitrazhnyh-sudah/

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Управляющий партнёр «Юрайт»

Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует.

Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов.

В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

• занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.

• ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.

• обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел.

Учет судебных дел в компании

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS

Пример реестра судебно-арбитражных дел

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

• правила сортировки данных;
• автофильтры;
• различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

Юридическая CRM: управляйте командой, продажами, деньгами, ведите дела, выставляйте счета в одной системе.

Комплексная автоматизация юрфирм

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

• потеря времени при сведении данных;
• смешение реестров и отчетов;
• трудности группового использования;
• отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства.

Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.

Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».

Ведение электронного реестра любых регламентированных дел.

Претензионно-исковая работа

По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):

• предъявленные к компании претензии

Предъявленные к компании претензии

• результативность исполнительного производства

Предъявленные к компании претензии

Построение отчета по эффективности взыскания

Вызов отчета по исполнительному производству

общие результаты судебно-арбитражной, претензионной и исполнительной работы

Результаты претензионной работы

Автоматизируйте судебно-претензионную работу вместе с решением от Юрайт

Close

Источник: https://you-right.ru/stati/sudy-i-pretenzii/yuridicheskoe-deloproizvodstvo-baza-i-uchet-sudebnyh-del