Зарплатный листок бумажная или электронная

Зарплатный листок бумажная или электронная

Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75 АД10-3).

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.

Приказ о расчетном листке по заработной плате Примечательно, что несмотря на требования к предпринимателям со стороны Трудового Кодекса РФ об обязательной выдаче листков о зарплате, трудовое законодательство никак не регламентирует форму указанного документа.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ТК РФ предписывает работодателям не просто выплачивать зарплату два раза в месяц путем выдачи аванса и непосредственно заработной платы, но и предоставлять каждому трудящемуся расшифровку всех выплат за истекший период.

Если выбрали вариант выдавать расчетные листки электронно, то, как правило, при таком способе расчетные листки направляют сотрудникам на электронную почту.

Для этого попросите сотрудника написать заявление с адресом электронной почты, куда направлять расчетные листки.

Однако можно рассылать документы и другим удобным способом.

Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе.

Таким образом, каждому трудящемуся нужно выдавать лист при выплате дохода – аванса, зарплаты или иного вознаграждения за труды.

Работодатель обязан выдавать расчетный лист в день выдачи заработной платы. Об этом говорится в статье 136 ТК РФ.

Зарплата должна выдаваться работникам в день, который установлен трудовым договором и трудовым распорядком организации или компании. Это не будет противоречить трудовому законодательству, хотя обычно расчетные листки выдают работникам на бумажном носителе. Попробую обосновать свою точку зрения.

Как уже упоминалось выше, выдача расчетного листка сотруднику — не право, а обязанность работодателя. Документ необходим, прежде всего, для защиты прав работника, так как он должен получать документальное подтверждение о том, что заработная плата им получена своевременно и в полном объеме. Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок.

Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015)

Расчетный листок по заработной плате

20490 Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы.

Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами. ФАЙЛЫ Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику.

Сюда включаются все составляющие зарплаты:

• оклад,
• проценты,
• премии,
• бонусы,
• компенсации и т.п. выплаты,
• также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства.

При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно. При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту.

То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги. Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е.

сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах.

Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

1. Вначале листка записывают:
   • название предприятия,
   • должность,
   • ФИО работника,
   • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
   • подразделение, в котором трудится работник,
   • его табельный номер.
2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
   • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
   • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
   • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате.

   Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п. Как расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации.

Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре.

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Расчетный лист по заработной плате — бланк

> > 09 января 2020 Расчетный лист по заработной плате— обязательный элемент кадрового документооборота.

Изучим особенности его применения подробнее. В соответствии с положениями ст.

136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде).

На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

Источник: https://avtoritet-delo.ru/zarplatnyj-listok-bumazhnaja-ili-ehlektronnaja-88903/

Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

• все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
• иные начисления и компенсации;
• размеры и причины удержаний из заработной платы;
• общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

• на бумаге под роспись лично в руки;
• в электронном виде на почту;
• в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

В большинстве случаев работодателями уведомление о зарплате выдается на руки работникам при выплате полного заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

• утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
• завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
• внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.

Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?

Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.

Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.

Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.

Так как в расчетном листке имеется информация о сотруднике (его фамилия, имя или табельный номер), а также данные о его заработке, то выдавать его следует на руки самому сотруднику.

Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.

Срок хранения

Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 расчетные листки хранятся при условии контрольных проверок пять лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Ответственность и штрафы за невыдачу

В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.

Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:

• должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
• предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
• юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.

О порядке и правилах выдачи расчетного листка в бумажном и электронном виде, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В заключение стоит отметить, что согласно действующему трудовому законодательству работодатель обязан оповещать работников о начислении им заработной платы с указанием всех составляющих зарплаты с надбавками и удержанными суммами.

Сделать это можно как в письменном бумажном виде, так и переслав по электронной почте. В случае невыполнения предписаний Трудового кодекса работодатель будет привлечен к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/zarplata/vyplata/vydacha-raschetnyh-listkov.html

Пример расшифровки расчетных листков по зарплате

Каждый сотрудник по окончании месяца должен получить расшифровку суммы своей зарплаты. Оформляется это документом, который называется расчетный листок.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате? Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты. Таким образом, днем выдачи являются дни выплаты зарплаты. Выплата зарплаты не может быть позже 15 числа следующего месяца — эту дату можно считать последней и для выдачи расшифровки.

Особые положения

Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.

Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.

Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.

Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.

Обратите внимание, что способ выдачи (выплаты) заработка не имеет никакого значения. Следовательно, работодатель обязан выдать расчетлисток независимо от способа расчетов (наличными, на карту, на сберкнижку, иное).

Что указывается в обязательном порядке

Утвержденной формы бланка расшифровки зарплаты не существует. Есть требования к информации, которую работодатель обязан разъяснить своим сотрудникам и отразить в расчетном листке:

• составные части заработной платы;
• начисленные компенсации отдельными строками;
• общий облагаемый доход в расчетном листке;
• размер и основания удержаний;
• общую сумму, подлежащую выплате.

Предлагаем скачать образец расчетных листков по зарплате, чтобы использовать их затем в своей работе.

Заработная плата

В составе заработной платы отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд. Это может быть оклад, все возможные премии, оплата за работу в праздничные и выходные дни.

Налоги и вычеты

В составе удержаний обязательно должен присутствовать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Плательщиком данного налога является сотрудник.

Работодатель обязан удержать НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам положены вычеты по этому налогу. Сами по себе вычеты не выплачиваются, они просто уменьшают налогооблагаемую базу.

За счет вычетов удерживаемый НДФЛ становится меньше.

Рассмотрим подробнее ситуации с вычетами

С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.

В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2020 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.

Сперва доход уменьшаем на вычет:

20 000 – 1400 = 18 600.

Полученную сумму умножаем на 13 %:

18 600 × 13 / 100 = 2418.

За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник может получать различные компенсации и выплаты социального характера:

Сроки выдачи расчетного листка

Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?

Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.

Выдайте документ не позднее дня, в котором произведена выдача заработной платы.

Если работник увольняется, то подготовить расчетный листок нужно обязательно. Выдайте бумагу в последний рабочий день увольняющегося. Вместе с расчетным листком выдайте трудовую книжку и справку по форме № 182н. Дополнительно работник может затребовать и другие документы, например выписку из приказа об увольнении и так далее.

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.

Источник: https://clubtk.ru/forms/raschety/raschetniy-list

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате | Аюдар Инфо

Куревина Л., эксперт журнала

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.

2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

• расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
• карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14‑2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы.

При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.

2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.

2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны.

Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что.

А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время.

Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению.

В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту.

В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи.

Приведем пример:

_________________________________________

(наименование учреждения)

Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Подразделение учреждения

Ответственный за выдачу

расчетных листков ______________  ____________  _______________

должность                        подпись               расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п.

 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.

2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

• при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
• при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №2, 2019 год

Источник: https://www.audar-press.ru/vydacha-raschetnogo-listka-po-zarabotnoi-plate