Срок хранения приказ о премировании

Приказы о премировании срок хранения || Приказы о премировании срок хранения

Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это:

1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
2. Документы о переводе.
3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
6. Личные дела кадров.
7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
8. Приказы об увольнении.

Не по личному составу

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить.

О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

• Трудовой договор с соответствующим приказом.
• Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
• Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители.

Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу.

Далеко не все документы относятся к подобной категории.

Об учете и хранении

Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.

Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу.

Если конкретнее, то можно выделить:

1. Приказы о предоставлении отпуска.
2. Направления в недолгие командировки.
3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.

Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда. Теперь можно уделить внимание правилам учета данных документов.

Это тоже немаловажный момент, который должен знать каждый работодатель.

Ведь если есть какие-то бумаги, которые хранятся определенный промежуток времени, необходимо как-то вести учет оных, иначе можно потерять важные приказы.

Сейчас предусматривается несколько типов хранения документов. В любой фирме они должны реализовываться.

А вот общепринятая бумажная форма представления — это обязательный пункт. Но как правильно осуществлять учет? Принципы для электронного и материального варианта одинаковы. О них далее.

Временно и постоянно

Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения.

Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе.

И уничтожается она только после закрытия компании.

Долгие сроки

Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам. И хранятся подобные документы длительное время.

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе.

Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет. И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением.

Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Основные принципы учета

Итак, учет приказов по личному составу — дело ответственное и регулируется общепринятыми нормами. Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом?

Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной. То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт.

Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным. Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ.

Журнал приказов

Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь.

В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения.

В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения.

А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов.

Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Архивы

Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность.

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации. Архивное хранение документов — самая удобная форма учета данных.

Она используется и в бумажном, и в электронном виде. Следует отметить, что временные документы не заносятся в архив. Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются. Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными.

Советы по систематизации

Сроки хранения кадровых документов понятны. Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы. После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

• Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
• Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.
• Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.

Окончание учета

https://www..com/watch?v=upload

Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения. Обычно документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. В любом случае, просто выбрасывать приказы нельзя.

Источник: https://sevstrojspb.ru/prikazy-premirovanii-srok-khraneniya/

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• о предоставлении отпуска;
• о направлении в командировку (краткосрочную);
• о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
• о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

• Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
• Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
• Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
• Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
• Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
• Т-1. Приказ о приеме по совместительству
• Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
• Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
• Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
• Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
• Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
• Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
• Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
• Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
• Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
• Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
• Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

• Приказ Об изменении фамилии
• Приказ Об изменении отчества

«ЭЛЕКТРОННЫЕ
трудовые книжки»
новый вебинар
Юлии Жижериной

Кадры в порядке — работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Приказ о премировании сотрудников

Уже много лет премия остается одним из наиболее распространенных и востребованных видов стимулирования сотрудников. Данный метод используется руководителями самых различных организаций и предприятий.

Сразу следует отметить, что премирование может быть осуществлено исключительно по инициативе самого работодателя. То есть в современных законодательных нормах не имеется абсолютно никаких положений о том, что начальники должны премировать своих сотрудников.

Следовательно, в наши дни премию можно назвать неким добровольным актом щедрости. С помощью данного способа работодатель может поблагодарить своих сотрудников за отличную работу, а также мотивировать их на дальнейшее достижение максимальных результатов.

Однако сам факт того, что назначение премии носит добровольный характер, вовсе не отменяет правил относительно грамотного проведения этой процедуры. Прежде всего, премию можно назвать важной финансовой операцией. Это означает, что она должна быть оформлена надлежащим образом, с составлением и последующим утверждением всех требуемых документов.

Главным таким документом, безусловно, будет являться приказ о назначении премии. Как правило, он подготавливается в отделе кадров. Там указывается вся важная информация относительно будущей процедуры премирования.

Если говорить об основных признаках и особенностях, которыми можно охарактеризовать процедуру премирования, сюда можно отнести следующие факты:

1. Она действительно является добровольным актом со стороны работодателя. Однако решение о премировании все равно должно быть принято им максимально взвешенно, с указанием всех преимуществ и недостатков данной процедуры. Если коллектив в организации достаточно большой, выплата премии каждому сотруднику, безусловно, может оказать серьезный удар по бюджету. Следовательно, в таком случае действия начальника действительно должны быть обоснованными.
2. Несмотря на то, что премирование всегда носит добровольный характер, оно может быть осуществлено только теми лицами, у которых имеются все необходимые полномочия для осуществления данных операций. Более того, именно такое лицо будет нести ответственность за грамотность и юридическую верность оформленных документов.

Образец приказа о премировании сотрудников

Законодательными нормами было установлено и введено в действие несколько форм приказов о премировании сотрудников, например, формы Т-11 и Т-11а. Однако наличие данных форм вовсе не означает, что работодатели должны использовать именно одну из них.

Дело в том, что они не являются обязательными для использования. То есть при наличии такого желания начальник будет вправе разработать собственную форму приказа для поощрения сотрудников. Однако следует помнить, что подобный образец должен быть зафиксирован в официальном виде, путем создания соответствующего распоряжения.

Вне зависимости от того, какая именно форма приказа будет использована работодателем для премирования своих сотрудников, документ обязательно должен включать в себя следующие сведения:

1. Данные о самой организации. Как правило, подобные приказы составляются на фирменных бланках учреждения, в которых уже указаны все необходимые реквизиты юридического лица.
2. Полное наименование документа, например: «Приказ о премировании сотрудников за 2017 год».
3. Текущая дата составления данного документа, а также его номер, присвоенный во время регистрации внутри компании.
4. Ссылка на соответствующее положение о премировании работников, действующее в данной организации. Здесь обязательно нужно указать регистрационный номер этого положения, а также дату его утверждения внутри компании.
5. Сведения о сотрудниках, в отношении которых будут распространяться положения данного документа. Если работников несколько – можно оформить их данные в виде специальной таблицы, для дополнительного удобства. В ней обязательно нужно указать: ФИО подчиненного, его табельный номер внутри учреждения, наименование занимаемой должности, а также сумму причитающейся премии.
6. Информация о том, на кого именно возлагается контроль относительно исполнения положений, указанных в данном приказе. Здесь обязательно нужно указать ФИО ответственного лица и занимаемую им должность. Рядом следует оставить место для личной подписи гражданина. Именно с помощью нее он сможет подтвердить тот факт, что он согласен с возложением на себя соответствующих полномочий и не имеет никаких возражений по данному поводу.

Форма приказа о премировании работников

Процедура премирования сотрудников, а также ее некоторые особенности во многом будут зависеть от различных дополнительных факторов. Сюда можно отнести, например, размер штата конкретной организации.

Если речь идет о небольшом количество единиц – процедура премирование может быть осуществлена буквально за один день. Если же в штат компании входит действительно большое количество служащих, процедура премирования должна проходить постепенно.

Этот процесс может затянуться на несколько дней.

Как уже было сказано выше, действующими нормами трудового законодательства было установлено две формы приказа для премирования сотрудников – Т-11 и Т-11а. Многих работодателей волнуют вопросы о том, что лучше – составить собственный образец приказа или использовать уже готовую форму. Безусловно, второй вариант будет обладать целым рядом важных преимуществ, а именно:

1. Значительная экономия времени. Для того чтобы разработать собственную форму, сначала нужно поручить данное дело ответственному лицу, например, работнику кадрового отдела, потом проверить готовый материал, сделать какие-то исправления при необходимости, а также выполнить иные действия. Готовую же форму использовать куда проще и быстрее.
2. Простота работы с документом в отделе бухгалтерии – все необходимые реквизиты уже будут прописаны в приказе. Именно они потом и будут использованы для осуществления требуемых финансовых операций.
3. Возможное возникновение меньшего количества вопросов у проверяющих органов относительно формы данного документа, а также имеющихся в нем сведений. Как известно, внимание любой проверки деятельности компании направлено, прежде всего, на грамотность и правильность оформления различной внутренней документации. В том случае, если собственная форма приказа о премировании будет составлена работодателем не слишком качественно и добросовестно, данные недочеты могут быть признаны нарушениями.

Срок хранения приказа о премировании сотрудников

Абсолютно в каждой организации за время осуществления ее деятельности накапливается достаточно большое количество самых разнообразных внутренних документов. Весомый объем среди них занимает и так называемая «распорядительная документация».

В большинстве случаев вся вышеуказанная документация может быть разделена на три основные категории:

Приказ о премировании сотрудников можно отнести к внутренним распоряжениям по личному составу. Это означает, что к хранению данных документов действующими законодательными нормами предъявляются определенные требования.

Дело в том, что установленные сроки для хранения приказов по личному составу могут достаточно сильно розниться. При этом решающим фактором здесь может являться точное направление профессиональной деятельности конкретной компании.

Наиболее строгие требования относительно хранения устанавливаются в отношении документов, связанных с основной деятельностью компании. В таком случае конкретный период вообще не ограничивается временными рамками. То есть подобные распоряжения должны храниться в организации постоянно.

Более того, даже в случае полного прекращения деятельности юридического лица, ранее созданные документы официально должны быть переданы в местный архив.

Если же говорить о точном сроке – некоторые ограниченные периоды времени хранения все же были установлены в отношении приказов по личному составу. Так, например, приказ о премировании сотрудников должен храниться, как минимум, в течение 75 лет с момента создания данного документа.

Что же касается иных действующих правил по хранению приказов о премировании сотрудников, сюда, прежде всего, нужно отнести обеспечение надлежащих условий для такого хранения.

Как правило, после использования подобные документы помещаются в архив организации либо в отдел кадров, на первое время. Весьма целесообразным станет проставление на подобных приказах соответствующих маркировок. Они помогут найти нужный документ значительно быстрее.

Своя максимально удобная система обозначения может быть создана в каждой организации, так как строгих правил в ее отношении установлено не было.

Срок действия приказа о премировании сотрудников

Приказ о премировании сотрудников, как правило, имеет совсем непродолжительный срок действия. Дело в том, что составление данного документа всегда носит разовый характер. То есть на каждую премию работодателем должен быть составлен новый приказ.

Следовательно, срок действия каждого такого документа может составлять всего несколько дней.

Как правило, их количество равно периоду, в течение которого отдел бухгалтерии сможет провести все необходимые финансовые операции, для того чтобы всем сотрудникам деньги были выплачены в срок.

Нередко премия оформляется и в самом конце года, в виде так называемой «тринадцатой зарплаты». Здесь график премирования может быть разработан в организации полностью индивидуально, в зависимости от специфики работы, а также от иных дополнительных факторов.

Главное, чтобы сама процедура оформления всех необходимых документов полностью соответствовала действующим нормам и установленному порядку.

Итоги

Процедура составления приказа о премировании сотрудников будет включать в себя следующие этапы:

1. Внесение в документ стандартной информации. Сюда можно отнести номер приказа, в соответствии с действующей в организации системой, а также текущую дату его составления.
2. Включение в приказ сведений относительно премии. Сюда, прежде всего, необходимо отнести основания и причины, по которым происходит премирование сотрудников. Это может быть, например, достижение высоких показателей в работе за прошедший год, квартал и т.д. Здесь же обязательно нужно указать ссылку на официальное положение о премировании, действующее в данной организации. В текст следует включить номер данного документа, а также дату его принятия и утверждения.
3. Помещение в документ информации о том, на кого именно будут распространяться положения данного приказа. Как правило, премия устанавливается сразу в отношении нескольких сотрудников либо всего коллектива. Здесь обязательно нужно указать следующие сведения: ФИО каждого служащего, наименование занимаемой им должности, табельный номер и т.д. Напротив каждой фамилии должен быть проставлен и размер премии, которую сможет получить подчиненный. Следует отметить, что точные суммы могут отличаться, а могут и являться одинаковыми для всех членов коллектива. Тут все будет зависеть от самостоятельно принятого решения работодателя, а также от других факторов, например, — от показателей эффективности работы конкретного отдела или иных структурных подразделений.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/premii/prikaz-o-premirovanii-sotrudnikov/

Срок хранения приказ о премировании

30 Января 2020 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

• Трудовой кодекс РФ, статьи ,
• , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
• (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
• «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.

1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной . Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел 1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

1. срок хранения документов по номенклатуре
2. наименование структурного подразделения (в полном виде)
3. заголовок дела
4. наименование организации (в полном виде)
5. номер дела (в соответствии с номенклатурой)

2. В дело подшиваются:

1. только оформленные и исполненные документы

Сроки хранения приказов

О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.

Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании.

Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.

Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется.

Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:

1. ;
2. по основной деятельности;
3. по административно-хозяйственной деятельности.

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его . Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные.

Все зависит от типа документа. Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения.

Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

Источник: https://indsn.ru/srok-hranenija-prikaz-o-premirovanii-96694/

Приказы о премировании сроки хранения

Ответ: Приказы об оказании материальной помощи и о привлечении работника к сверхурочной работе относятся к приказам по личному составу и хранятся 75 лет.

Обоснование: Согласно п.

19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, приказы по личному составу, в том числе по оплате труда, премированию, различным выплатам, подлежат хранению 75 лет.

Заработная плата (оплата труда работника) в силу ст.

129 Трудового кодекса РФ — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Материальная помощь не является обязательной частью заработной платы.

Таким образом, приказы об оказании материальной помощи относятся к приказам по личному составу как документы по различным выплатам и приказы о привлечении работника к сверхурочной работе — как документы по оплате труда (так как указанными приказами в том числе устанавливается размер оплаты за сверхурочную работу), хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е.

не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к». вот и запуталась. И еще. приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности.

Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему».

Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении.

При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения.

Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Источник: https://oscar-tm.ru/prikazy-o-premirovanii-sroki-hraneni/

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=l_OiKjMJsm8

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html