Смена должности как оформить

Порядок действий при изменении должности в штатном расписании

Штатное расписание формируется одновременно с созданием компании в соответствии с объемом работ и размером уставного капитала.

Однако в процессе хозяйственной деятельности у предприятия может возникать необходимость в дополнительных штатных единицах, что ведет к увеличению численности служащих и автоматическому внесению изменений в расписание штата в порядке, установленном законом.

Нормативная база

Расписание штатной численности является одним из обязательных документов, который оформляется во всех учреждениях независимо от формы собственности, ведь оговоренный документ не просто фиксирует количество работников, но и определяет структуру коллектива, соподчиненность и законность предоставления рабочего места. Ведь в соответствии с законом принять работника можно только на штатное место, закрепленное в том же расписании, и перевести на вакантное место тоже.

Форма расписания штата Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 еще в 2004 году, но с 2013 оговоренный бланк носит рекомендательный характер, что подразумевает разрешение на внесение некоторых изменений в саму форму в соответствии со спецификой компании, но не дает право на отмену ведения оговоренного бланка Т-3.

Ведь в соответствии со ст.57 ТК РФ профессия труженика в договоре о взаимном сотрудничестве указывается в полном соответствии с наименованием должности, отраженным в штатном расписании. А в порядке ст.15 ТК РФ трудовые взаимоотношения возникают на основании договора с указанием трудовой функции опять же в полном соответствии с расписанием штата.

Трудовой кодекс РФ

То есть оговоренный документ является одним из важнейших локальных актов, который отражает реальную организационную структуру штата сотрудников с обязательным внесением изменений в случае кадровых перестановок либо оптимизации штата путем введения либо выведения вакансий, не говоря уже о переименовании должностей.

Основания

Конечно, организация не может трудиться в одном и том же режиме и при одинаковой численности постоянно, ведь экономические процессы видоизменяются, следовательно, подвергаются изменениям и виды деятельности компании, а также обязанности и должности сотрудников.

Основаниями для внесения изменений в наименование должностей, а, следовательно, и в расписание могут выступать:

• переименование должности в связи с увеличением круга обязанностей согласно норм, закрепленных в ст.60.2 ТК РФ;
• переименование структурного подразделения в связи с изменением вида деятельности либо расширением сферы обслуживания, в соответствии со ст.60.2 ТК РФ;
• приведение наименований вакансий в соответствие с ЕТКС, при наличии на предприятии вредных условий, дающих право на досрочный выход на пенсию, в порядке ст.195.3 ТК РФ;
• смена названия профессии, согласно с требованиями профстандартов, а именно ст.195.2 ТК РФ;
• переименование профессий в преддверии аттестации во исполнение норм ст.18 ФЗ №426.

Также основаниями для смены названия вакансии могут выступать и другие причины:

• изменение названия вакансии на более престижное с целью мотивации тружеников;
• переименование вакансии для конкретизации возложенных обязанностей.

Переименование должности в штатном расписании

Изменение должности в штатном расписании предусматривает определенную процедуру, установленную законом, в связи с тем, что оговоренный документ является локальным актом, на основании которого регулируются правоотношения сторон.

В соответствии со ст.372 ТК РФ при принятии любого локального акта, в том числе и расписания штата, либо внесения корректировок в указанный акт руководство предприятия обязано согласовать принимаемые нормы путем предоставления проекта профсоюзному органу.

К проекту нужно будет приложить основания для внесения изменений, в письменном виде, которые будут рассмотрены в течение 5 дней и в результате чего будет оформлено мотивированное мнение оговоренного органа.

Кстати, согласование нового расписания потребуется только в случае, если планируется:

• переименование большинства должностей, к примеру, в связи с приведением расписания в соответствие с ЕТКС;
• образования нового отдела;
• сокращение вакансий более чем на 5% от общей числа фактически работающих тружеников.

В случае если в оговоренный документ вносятся корректировки, касающиеся всего нескольких профессий, согласовывать оговоренный документ с Профсоюзным комитетом не нужно.

Порядок действий и правила

Независимо от того, какие исправления будут осуществляться в расписании, то есть будет ли это корректировка оклада или смена названия вакансии, процедура внесения изменений оговоренного документа производится в следующем порядке:

• Оформление пояснительной записки с обоснованием корректирования. К примеру, в связи с увольнением основного работника заместителя директора и вменением его обязанностей начальнику отдела предлагают вывести из штата должность «заместитель директора» и ввести «заместитель директора-начальник отдела».
• Издание распорядительного акта о внесении некоторых изменений в расписание. После наложения резолюции на записку оформляется приказ с указанием сменить название вакансий либо вывести из штата некоторые из них и ввести другие, а менеджеру по персоналу подготовить необходимые изменения в ту же личную карточку и договор.
• Внесение корректировок в расписание в полном соответствии с приказом. Согласно изданному приказу в расписание вносятся оговоренные исправления или перестановки, и указывается, что данный вариант расписания утвержден уже другим приказом за определенным номером и датой.

Такой процедура выглядит в идеале, но ведь существуют и нюансы —  является ли переименованная должность вакантной или нет, изменениям подвергается одна вакансия или целый отдел, и согласны ли труженики с нововведениями. То есть в зависимости от обстоятельств процедура правки расписания может быть сложнее.

Для отдела

Если переименовывается целый отдел, с большой численностью тружеников, целесообразнее оформить новое расписание, при этом издав следующий пакет документов:

• пояснительную записку с указанием оснований для корректировки расписания;
• распорядительный документ о внесении соответствующих изменений;
• уведомление тружеников;
• приказ об утверждении нового расписания;
• расписание штатной численности.

При смене названия отдела нужно учитывать еще один нюанс, а именно, нормы ТК РФ, которые предусматривают защиту прав трудящихся в случае корректировки условий договора о сотрудничестве.

Ведь в порядке ст.57 ТК РФ название вакансии и подразделения в обязательном порядке указываются в договоре, следовательно, при переименовании названия того же отдела либо профессии договор тоже нужно будет править, что не допустимо без согласия действующего сотрудника компании в порядке норм, закрепленных в ст.72 ТК РФ.

То есть руководству компании при корректировке названия отдела нужно будет на основании ст.74 ТК РФ сначала уведомить тружеников о переименовании подразделения за 2 месяца, вручив при этом извещения, и только потом издать распорядительный акт, которым будет утверждено новое расписание.

Однако в случае если отдел только создается и, соответственно, вакансии еще не заняты, двухмесячный срок, предусмотренный для уведомления тружеников, соблюдать нет необходимости, и расписание можно подготовить и утвердить в течение нескольких дней.

Для одной должности

В случае, если предстоит сменить название всего одной вакансии, которая не занята, используется вышеописанная процедура, подразумевающая уведомление труженика за 2 месяца и оформление приказа об утверждении корректировки расписания, конечно при условии, что сам труженик согласен на предложенные нововведения.

Если место вакантно

Если вакансия в расписании штатной численности ранее не присутствовала и соответственно ее только планируется ввести либо место вакантно, соблюдать двухмесячный срок не нужно, ведь права работников не нарушаются.

Это значит, что корректировку в оговоренный акт можно произвести в течение нескольких дней, используя выше описанную процедуру, предусматривающую издание всего трех документов:

• пояснительной записки;
• приказа о внесении изменений;
• расписания.

Уведомление работников

Во исполнение норм, закрепленных в ст.74 ТК РФ , при смене условий в договоре о трудовых правоотношениях служащие компании в обязательном порядке должны быть уведомлены о грядущих изменениях.

Также руководство компании обязано не только предложить им выбор в согласии либо не согласии, но и вакантные места, которые они могли бы занять с учетом имеющейся квалификации либо медицинских рекомендаций в связи с состоянием здоровья.

Сроки

Уведомление об изменении названия профессии должно быть вручено не позднее, чем за 2 месяца, и включать в себя не только основания для корректировки названия профессии, но и вакантные должности.

Пример документа

К примеру, уведомление может быть составлено следующим образом:

Приказы

Как было сказано выше, внести корректировки в расписание штата можно 2-мя способами:

• создать новое расписание;
• оформить изменения в уже существующем.

Изменение в штатное расписание (образец)

Если корректировке будут подвержены большинство вакансий либо будет введен новый отдел, оформляется распорядительный документ, утверждающий новый вариант расписания.

Если же изменения коснуться всего одной вакансии, приказ будет утверждать только внесение корректировок.

Образец приказа:

Допсоглашение (образец)

Помимо приказов и уведомления тружеников, после корректировки расписания штата предстоит оформить еще ряд документов:

• допсоглашение;
• личную карточку;
• должностную инструкцию, ведь оговоренный документ создается не персонально для работника, а для определенной вакансии.

Пример допсоглашения:

Внесение записи в трудовую книжку

Также после смены названия профессии нужно будет внести изменение и в книгу о труде, в порядке, закрепленном в законодательных нормах, а именно Постановлении№225.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

На какой период составляется штатное расписание предприятия? Смотрите тут.

В каких случаях возможно увольнение беременной по сокращению штатов? Читайте здесь.

Важные нюансы

При корректировании расписания возникает множество вопросов — в частности, является ли смена названия основанием для оформления перевода труженика и что делать, если работник против нового названия.

Переименование или перевод?

При смене названия профессии ни трудовая функция служащего, ни рабочее место, а также место расположения компании не меняется, более того, в большинстве случае не меняются и функциональные обязанности.

Следовательно, при переименовании должности осуществлять перевод сотрудника не нужно, ведь вышеописанная процедура, а также изданные документы подтвердят законность продолжения трудовой деятельности в компании.

Если сотрудник против

Несмотря на тот факт, что переименование должности не влечет для сотрудников ухудшений условий труда либо иных негативных последствий, некоторые работники бывают против оговоренной процедуры, в связи с чем возникает вопрос, как переименовать должность без согласия труженика.

В ст.74 ТК РФ сказано, что работник должен быть не только уведомлен о внесении изменений в договор о трудовых отношениях, но и имеет право на отказ от предложенных условий, то есть переименование должности. В подобной ситуации руководство компании обязано предложить вакантные места, даже если требования к квалификации либо размер оплаты по вакансиям ниже.

Если же свободных должностей нет либо труженик отказывается от перевода, предстоит увольнение в порядке ч.7 ст.77 ТК РФ с выплатой двухнедельного пособия.

Доказательные документы для суда

В ст.392 ТК РФ сказано, что в случае нарушения гарантированных законом трудовых прав сотрудник имеет право в судебном порядке предложить разрешить возникшие разногласия по существу в течение 3-х месяцев со дня, когда законные права работника были нарушены.

При этом труженик должен не только подать иск в суд, но и предоставить доказательства, в том числе подтвердить необоснованность переименования должности, ссылаясь на нормы ст.195.

Ведь при отсутствии соответствия наименования должности ЕТКС и при наличии вредных условий занятости труженик не сможет оформить трудовую пенсию, причем по вине работодателя.

Хозяйственная деятельность компаний постоянно подвергается изменениям, следовательно, внесение изменений в наименование должности не является редкостью. Однако учитывая, что к наименованиям должностей предъявляются определенные требования, к процедуре переименования следует подходить только с позиции закона с учетом тех же Квалификационных справочников и норм ТК РФ.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/pereimenovanie-dolzhnosti-v-shtatnom-raspisanii/

Уведомление о переименовании должности (образец)

Наряду с изменением трудовой функции работника, переименованием организации, в которой он работает, изменением размера его зарплаты, смена названия должности сотрудника означает изменение условий трудового договора. Такие преобразования, как переименование должности, могут происходить в связи со сменой определенных условий работы, для более современного звучания и т.п.

До того, как внести новое название в штатное расписание, работника необходимо уведомить о предстоящих изменениях. Уведомление о переименовании должности необходимо направить работнику не позднее, чем за два месяца.

Сделать это необходимо и в случае, если изменения происходят по согласию обеих сторон, и в случае, если инициатива внесения изменений принадлежит работодателю.

Между сторонами трудового договора, даже если новое название должности не затрагивает трудовую функцию сотрудника, заключается допсоглашение.

Итак, оформляем правильно изменение наименования должности: прежде, чем издавать приказ о том, что должность будет переименована, и вносить изменения в штатное расписание, требуется оповестить работника о предстоящих изменениях (лично или письмом с уведомлением). Давайте разберем, как правильно составить уведомление.

Поскольку для уведомления не предусмотрено утвержденной формы, данный документ работодатель составляет самостоятельно. В «шапке» документа необходимо обозначить ФИО работника, которому он предназначен, дату составления документа.

Уведомление об изменении должности (образец уведомления смотрите ниже) в основной части документа содержит следующую информацию:

• Прежнее наименование должности, новое наименование;
• Причину, вызвавшую необходимость изменений;
• Дату вступления изменений в силу;
• Сведения о том, что другие условия труда сотрудника остаются без изменений;
• Подпись руководителя либо уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров).

В основной части документа целесообразно предусмотреть строку для выражения согласия или несогласия работника с предстоящими новшествами.

Уведомление работнику о переименовании должности составляется в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя. На экземпляре работодателя должна стоять подпись работника о том, что второй экземпляр документа им получен.

После уведомления работника о новом названии его должности, работодателю необходимо переименовать должность в штатном расписании. Приказ издается работодателем с обязательным обоснованием переименования.

Приказ об изменении должности работника (образец)

Унифицированная форма документа не утверждена – работодатель самостоятельно составляет документ. В «шапке» приказа указывается наименование организации, дата оформления документа и порядковый номер.

Приказ о переименовании должности в штатном расписании обязательно содержит обоснование для производимого переименования. В приказе стоит указать следующую информацию:

• Дата внесения изменений в штатное расписание;
• Изменение должности: указать прежнее наименование должности и наименование, на которое его хотят изменить;
• Указание, что к трудовому договору работника будет заключено дополнительное соглашение об изменении должности;
• Указание о том, что в трудовую книжку, личную карточку и иные кадровые документы (если это необходимо) будут внесены изменения.

Приказ о переименовании должности содержит графу для проставления работником подписи, подтверждающей факт ознакомления с приказом. Приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Когда приказ об изменении наименования должности работника будет издан, а работник с приказом ознакомлен, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение. Образец дополнительного соглашения об изменении должности, его должен содержать новое название должности, реквизиты приказа о внесении изменений и трудового договора, дату начала действия изменений.

Приказ о переименовании должности в штатном расписании: образец

Итак, должность переименована.Запись в трудовой должна быть сделана или нет? Отдельного порядка внесения подобной записи не предусмотрено, поэтому можно действовать по аналогии с записью о переименовании организации.

Переименование должности без изменения трудовой функции, пример:

«Должность «специалист по маркетингу» с 01.08.2018 г. переименована в «менеджер по маркетингу»».

Во избежание проблем с трудовой инспекцией, работодатель должен соблюдать порядок переименования должности. Получив уведомление, работник может отказаться работать в новых условиях.

Тогда работодатель обязан предложить ему другую работу (ст. 74 ТК РФ). В случае, если вакантные места отсутствуют или работник отказывается от другой работы – работодатель оформляет увольнение (п. 7 ч.

1 ст. 77 ТК РФ).

Источник: https://spmag.ru/articles/uvedomlenie-o-pereimenovanii-dolzhnosti-obrazec

Переименование должности в штатном расписании, порядок действий

Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании зависит от того, вакантно ли место. А еще от причины, по которой нанимателю понадобились эти перемены. Обычно у работников спрашивают согласие.

• Как правильно назвать должность
• Как правильно переименовать должность

Штатное расписание должно быть у каждой организации. В него вносят сведения о должности, количестве штатных единиц, окладе, надбавках и т.д. Но по разным причинам документ приходится корректировать.  Как переименовать должность в штатном расписании, разберемся в статье.

Как изменить должность в штатном расписании

Порядок действий по переименованию должности в штатном расписании сводится к следующим шагам.

• запросить согласие сотрудника
• издать приказ;
• изменить название в трудовом договоре и других документах.

Если один из шагов вы уже сделали, то переходите к следующему.

Получаем согласие работника на переименование должности

Изменение должности в штатном расписании обычно происходит по инициативе работодателя. Поскольку название должности в штатном расписании – обязательное условие трудового договора (ст. 57 Трудового кодекса РФ), согласие сотрудника необходимо. Если же место вакантно, сразу издают приказ о переименовании должности в штатном расписании.

Важно!
Изменение наименования должности без изменения трудовой функции переводом не считается. Такой вывод можно сделать на основании части 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ. Например, в связи с оптимизацией структуры организации должность помощник бухгалтера переименована в младшего бухгалтера.

Переименование без согласия сотрудника разрешено только при одном условии —  в компании грядут организационные или технологические изменения условий труда, при которых трудовая функция не меняется.

Примеры организационных изменений — новые режимы отдыха и работы, система нормирования работы, отказ от некоторых работ, структурная реорганизация – организационные изменения. Использование новых техник и технологий, улучшения условий труда – это технологический изменения. Преобразования придется подтвердить документами.

Но если организационные или технологические изменения повлияли на трудовую функцию, получать согласие сотрудника придется (ч. 1 ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Учтите, что работник не обязан соглашаться на изменение названия должности. Если он возражает, составляется акт. Этот документ дает возможность уволить сотрудника.

Когда человек не согласен трудиться в новых условиях, ему письменно предлагают другую работу, которая соответствует квалификации и подходит по состоянию здоровья.

Если вакансий нет, человека увольняют по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

Есть вопрос
Как правильно назвать должность?

Если работа связана с предоставлением льгот, досрочной пенсией и т.д., должность называют по квалификационному справочнику (ст. 57 Трудового кодекса РФ). В остальных случаях работодатель вправе сам определять название должностей. Главное, чтобы наименование было идентичным во всех кадровых документах.

Оформляем приказ о переименовании должности в штатном расписании

Когда сотрудник согласен на обновленное название, предстоит изменить штатку. Как правильно переименовать должность? Для начала издать приказ в свободной форме. Ведь штатное расписание организации утверждает директор приказом или распоряжением, поэтому таким же документов руководитель вправе изменить штатку.

Ниже — образец приказа о переименовании должности в штатном расписании и ссылка для скачивания.

Датируйте изменение штатного расписания в связи с переименованием должности тем же числом, которое указано:

• в уведомлении, если переименование связано с новыми организационными или технологическими условиями (ст. 74 Трудового кодекса РФ):
• в соглашении сторон, если меняется существенное условие трудового договора (ст. 72 Трудового кодекса РФ).

Составляем допсоглашение к трудовому договору, меняем кадровые документы

После того, как получено согласие работника и издан приказ, заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Это и будет соглашением об изменении названия. Один экземпляр документа останется у сотрудника, второй – у работодателя.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляйте по привычной схеме: внесите изменения, попросите поставить подписи стороны договора.

Кадровой службе придется также скорректировать сведения:

• в трудовой книжке;
• личной карточке,
• документах по учету средств индивидуальной защиты и т.д.

Кроме того, не забудьте исправить учетную программу.

Дорогой коллега, подпишитесь на «Главбух» со скидкой!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/91805-pereimenovanie-doljnosti-shtatnom-raspisanii

Как оформить изменение должности работника?

На практике нередки ситуации, когда компании требуется переименование должности без изменения трудовой функции.

Пример – стремление назвать позицию специалиста более благозвучно, солидно, чтобы производить наилучшее впечатление на контрагентов, с которыми взаимодействует этот работник.

Закон оставляет фирме право внести запланированные коррективы в штатное расписание, но обязывает ее получить акцепт от специалиста и подписать с ним дополнительное соглашение, отражающее суть произошедших изменений.

Что такое должность и трудовая функция

Действующее законодательство оставляет фирме-нанимателю право называть должность специалиста по своему усмотрению, если выбранное наименование не влияет на необходимость предоставления сотруднику преференций и льгот. Чтобы не ошибиться, следует руководствоваться положениями Справочника, утвержденного приказом Минтруда №37, принятого в 1998 году.

На практике фирмы активно пользуются свободой в названии должностей. Например, кадровик в разных компаниях может называться hr-менеджером, специалистом по подбору и адаптации персонала, инспектором по кадрам и т.д.

Трудовая функция работника закрепляется в контракте, подписываемом специалистом, и штатном расписании компании. Ее изменение влечет необходимость оформления кадровых документов (приказ, допсоглашение к трудовому договору), пропорционального повышения уровня заработной платы.

Изменением трудовой функции признается следующее:

• расширение перечня функций, выполняемых специалистом;
• сужение круга решаемых задач;
• изменение отдельных обязанностей, возложенных на работника, на новые.

Любые модификации в выполняемом функционале осуществляются с письменного согласия наемного специалиста. Фирма обязана предупредить его о планируемых изменениях не позднее, чем за два месяца до их вступления в силу.

 Название должности – это краткое словесное описание трудовой функции. Это позиции находятся в прямой взаимосвязи: если организация принимает в свои ряды инспектора по кадрам, на него возложат совокупность задач, предусмотренных «штаткой» для конкретной позиции. Самовольно поменять наименование вакансии на другое, например «hr-специалист», нельзя. 

Как поступить предприятию, если оно не желает корректировать трудовую функцию специалиста, а хочет назвать его позицию в «штатке» более солидно или благозвучно? Закон оставляет работодателю такое право, но обязывает получить от наемного сотрудника согласие и подписать с ним допсоглашение.

Порядок переименования должности работника

С точки зрения ТК РФ, переименование должности – это изменение существенных условий трудового договора. Оно может осуществляться двумя путями:

• по соглашению сторон – действуют положения ст. 72 Трудового кодекса РФ;
• по инициативе фирмы-нанимателя – ситуация регулируется правилами, изложенными в ст. 74 ТК РФ.

Если инициатором изменения выступает работодатель, он обязан направить сотруднику письменное уведомление не позднее, чем за два месяца до планируемых изменений. Действующее законодательство не предлагает унифицированной формы документа.

Оговаривается лишь, что в нем обязательно указывается будущее название позиции специалиста в компании, причины вносимых коррективов (например, реорганизация отдела, внесение изменений в штатное расписание, использование новых технологий производства и т.д.).

 Важно! Бумага передается работнику под роспись или направляется письмом с уведомлением о вручении. 

Специалист, получивший уведомление, обычно соглашается с новыми условиями. Чтобы подтвердить свой акцепт, он пишет на документе «Не возражаю» и проставляет собственноручную подпись.

Если сотрудник все же не согласен с изменениями, компания обязана письменно предложить ему позиции-альтернативы (включая нижеоплачиваемые).

Если ни один из вариантов не устроит специалиста, трудовой договор будет прекращен по п. 1 ч. 7 ст. 77 ТК РФ.

Если согласие сторон достигнуто, через два месяца после получения уведомления подписывается допсоглашение к трудовому контракту. В нем указывается:

• № и дата документа;
• наименование компании;
• ФИО и текущая должность специалиста;
• № и дата контракта, куда вносятся коррективы;
• № изменяемого пункта и его новая редакция;
• указание, что остальные положения договора остаются неизменными.

Допсоглашение обязательно подписывается обеими сторонами. Оно готовится в двух экземплярах: один хранится в кадровом отделе предприятия, второй выдается «на руки» работнику.

Когда допсоглашение оформлено, кадровики компании издают приказ в свободной форме, где прописывается новая должность специалиста. Документ обязательно визируется сотрудником. Заключительный этап – внесение коррективов в документы работника: личную карточку и трудовую книжку.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/pereimenovanie-dolzhnosti.html

Порядок действий при изменении должности в штатном расписании

Штатное расписание формируется одновременно с созданием компании в соответствии с объемом работ и размером уставного капитала.

Однако в процессе хозяйственной деятельности у предприятия может возникать необходимость в дополнительных штатных единицах, что ведет к увеличению численности служащих и автоматическому внесению изменений в расписание штата в порядке, установленном законом.

Переименование должности в штатном расписании и запись в трудовой — порядок действий — Дело

Переименовывать должность из-за того, что она не соответствует официальным источникам, работодателям приходится достаточно часто. В статье рассказываем о порядке действий при этой процедуре и о том, что делать, если работник против

Основания для переименования должности

Штатное расписание – один из важнейших документов каждой организации, независимо от формы собственности. С 2013 года ранее обязательная для всех форма для расписания № Т-3 переведена в рекомендованные. Это означает, что в нее можно вносить изменения согласно специфике конкретного предприятия.

• Именно согласно штатному расписанию осуществляется прием сотрудников на свободные вакансии и перевод внутри предприятия, определяются структура и иерархия рабочего коллектива.
• Любые изменения в расписании осуществляются только по строго определенной процедуре, в том числе переименование существующих должностей.
• Смена названия может потребоваться по таким причинам:

• Выявлено несоответствие наименований профессий исполняемой трудовой функции.
• Ожидаются организационные или технологические изменения на предприятии. Например, меняется режим работы и отдыха, модернизируется оборудование.
• Планируется увеличить или уменьшить обязанности работника (или части персонала) (ст.60.2 ТК).
• В связи со сменой вида деятельности фирмы или расширением ее полномочий необходимо переименовать структурное подразделение.
• Организация готовится к аттестации (ст.18 ФЗ №426).
• Иногда наименования изменяются для повышения мотивации сотрудников.
• Установлено, что на предприятии вредные/опасные условия труда (ст.195.3 ТК).

От чего зависит выбор названия? Если труд связан со льготами, досрочным выходом на пенсию или какими-то ограничениями, название должно строго совпадать с квалификационными справочникам и профессиональными стандартами (ст. ст. 57, 195.2 ТК). Другие должности могут быть названы на усмотрение нанимателя.

Во всех документах организации должно прослеживаться единообразие в наименованиях. Например, нельзя, чтобы в штатном расписании присутствовала должность «секретарь-референт», а в трудовом договоре сотрудника было написано просто «референт».

Порядок действий при переименовании должности

1. Подготовка проекта изменений в штатном расписании. Для этого кадровым специалистом составляется пояснительная записка на имя работодателя, информирующая о причинах и актуальности переименования.

2. Издание распорядительного акта, регламентирующего порядок и ответственных лиц за процедуру переименования.

3. Утверждение профсоюзом (при его наличии на предприятии) согласно 372 ст. ТК. Для этого необходимо направить проект нового штатного расписания, приложив к нему обоснования.

Профсоюз должен в течение пяти рабочих дней обсудить нововведения и ответить. Если имеются возражения – они также оформляются в письменном виде.

Когда надо обязательно согласовать изменения в штатном расписании с выборным органом персонала?

• Если на предприятии создается новый отдел.
• Когда одновременно переименовывается большое количество должностей.
• Количество рабочих мест в организации уменьшается больше чем на пять процентов.

В прочих случаях получать одобрение профсоюза нет необходимости.

Скачать образец >>>

4. Согласование с конкретными работниками: если речь идет о переименовании занятых ставок. В том случае, когда изменения касаются свободных вакансий, этот этап пропускается.

Наименование должности относится к условиям договора, следовательно, любые изменения надо обязательно согласовать с работником. Таково требование 74 статьи ТК.

Работодатель может не получать согласия сотрудника, если переименование не связано с изменением трудовой функции.

Организация работы с персоналом

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Оповещение должно быть заблаговременным: минимум за 2 месяца до планируемых нововведений работодатель должен направить письмо-уведомление. Оно составляется в произвольной форме и обязательно содержит:

• Обоснования для переименования должности,
• Вакансии, которые работник может занять в случае несогласия с переименованием.

Должны быть учтены квалификация сотрудника и его особенности здоровья.

Скачать образец >>>

5. Издание приказа о изменениях в штатном расписании. Его оформляют в свободной форме, по образцу, принятому в организации. Приказ может незначительно изменять расписание (если переименовываются одна-две должности) или утверждать новое. Обратите внимание: важно, чтобы дата начала действия приказа совпадала с указанной в уведомлении.

Скачать образец >>>

6. Внесение изменений во все документы. В первую очередь необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Его оформляют в двух экземплярах и подписывают обе стороны.

Скачать образец >>>

После этого кадровый специалист вносит правки в трудовую книжку, личную карточку, должностную инструкцию и т.д. Как основание исправлений указывается номер и дата приказа. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Учетные кадровые и бухгалтерские программы также надо обновить, зафиксировав в них новые названия.

Скачать образец >>>

Изменение должности в штатном расписании: порядок действий для работодателя, включая оформление уведомления, дополнительного соглашения, приказа

Обязательным требованием при разработке и утверждении штатного расписания является присвоение штатным единицам таких наименований должностей, которые указаны в общероссийском классификаторе профессий, должностей и тарифных разрядов ОК 016-94.

Такие же названия вносятся в трудовую книжку при ее заполнении. Переименование должности происходит согласно пунктов Постановлении Госкомстата РФ №1, датированного 05.01.2004.

Когда необходимо изменение?

Необходимость изменения названия должности наступает, когда в тарифно-квалификационный справочник вносятся новые характеристики для тарифных разрядов, а в справочнике должностей служащих, руководства или специалистов появляются новые наименования. Так как прежнее название становится уже некорректным, на его место вводится новое, соответствующее нормативам.

Требование об изменении становится особенно актуальным, когда речь заходит о возможности предоставления определенных льгот работнику, который реально занимается работой, обеспеченную конкретными привилегиями. Но льготу он может не получить из-за внесения в профильные документы несуществующее название должности.

Другими вескими причинами переименования и оформлению изменений в ф. Т-3 (штатное расписание) бывают:

• переименование названия отдела, службы или филиала;
• исправление ошибочного названия, несоответствующего наименованию должности в трудовом соглашении;
• создание нового структурного подразделения;
• увеличение круга обязанностей определенного работника;
• сокращение ввиду объективных причин вакансий работающих. При этом их количество должно составлять не менее 5%;
• расширение сферы обслуживания компании или ее подраздела.

Обязательным условием выполнения требований профстандартов является переименование должностей сотрудников, когда их работа связана с предоставлением ограничений, льгот либо компенсаций. Норма действует согласно ст. 57 ТК РФ

В варианте, когда профстандарт по данной должности еще не утвержден – корректировку наименования необходимо производить в согласно наименованиям из тарифно-квалификационного справочника или классификатора должностей (профессий).

Например, «уборщицу» необходимо переименовать в «специалиста по клинингу», но функционал при этом не поменяется.

Переименование должности рабочего, инженерно-технического работника или служащего без изменения их трудовых функций переводом не является (ст. 72, ч. 1 ТК РФ).

Порядок действий

Для грамотного внесения изменений работодателю важно выдержать определенный алгоритм действий, который будет существенно отличаться в зависимости от вакантности позиции для изменения.

Если на рабочем месте уже работает сотрудник

Довольно сложным путем протекает изменение названия, когда рабочее место невакантное. В этом случае кадровой службой и руководству предприятия или организации необходимо выполнить несколько обязательных стадий процедуры корректировки, вызванной структурными или технологическими изменениями. Алгоритм действий:

Обоснование корректировки и уведомление сотрудника

Появившиеся в компании изменения характера производства или его наметившаяся реорганизация являются причинами, побудившими администрацию к действию. Об этом подробно уведомляют работника.

Срок ознакомления сотрудника с переименованием его должности составляет два месяца до запланированной корректировки (ст. 74 ТК РФ). Письменное уведомление, составленное в двух экземплярах, вручается ему под роспись. Доставка может быть осуществлена по почте (с уведомлением) или курьером – на домашний адрес.

Образец уведомления может выглядеть так:

Ознакомление с дополнительным соглашением

Этот этап происходит в случае, если уведомленный администрацией сотрудник согласен на переименование должности, занимаемой ним в этой компании.

При этом, новая версия договора не составляется, а в допсоглашение вписываются названия двух сторон, указывается его предмет (изменение названия должности), в завершение документа проставляются подписи с расшифровкой инициалов и дата подписания документа.

В случае несогласия сотрудника на предлагаемые изменения, администрация вправе предложить ему рабочее место с аналогичной оплатой и соответствующее его квалификации или другое свободное место работы, имеющееся в компании. Такое предложение работодатель должен донести до работника письменно, дабы процедура была проведена в соответствии с законом.

Если ни один из предложенных вариантов работнику не подходит – человека можно уволить, но прекращение трудовых взаимоотношений нужно произвести не раньше, чем пройдет 2 месяца с момента уведомления.

Основанием действия является выполнение п. 7 ст. 77 ТК РФ – увольнение за отказ от продления трудового соглашения в связи с изменениями его условий.

Издание приказа

По факту подписания приказа директором вступает в силу новое название должности. Основанием для составления документа является подписанное ранее дополнительное соглашение. Обязательной формы для приказа не существует, но обязательные пункты должны быть:

• новое название должности;
• дата вступления переименования в силу.

С приказом, подписанным руководителем компании и зарегистрированным в журнале регистрации приказов, работника также ознакамливают.

Внесение записей в кадровые документы

Введению записей подлежат:

• штатное расписание. С новыми формулировками ознакомливают всех должностных лиц, которых касаются изменения;
• личная карточка по ф. Т-2. Запись содержит сведения, отраженные в приказе, и дату его подписания. Работник должен в течение недели ознакомиться с записью в карточку;
• трудовая книжка. При этом, в первой и второй колонке проставляется порядковый номер и дата, в третьей – запись о переименовании. В четвертую колонку заводятся реквизиты приказа;
• должностная инструкция. Ее не обновляют, просто создается дополнительное соглашение со ссылками на новое название.

Источник: https://okarb.ru/kadrovyj-uchet/pereimenovanie-dolzhnosti-v-shtatnom-raspisanii-i-zapis-v-trudovoj-poryadok-dejstvij.html