Сотрудник в письменном виде запросил копии приказов какие сроки должны оформить ответ

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

• для визы — три месяца со дня выдачи;
• ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

• если работник обратился в банк за кредитом;
• при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
• при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
• при усыновлении ребенка;
• в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
• при гражданских и судебных разбирательствах;
• для восстановления утерянного оригинала;
• при оформлении на работу по совместительству;
• для составления резюме при поиске новой работы;
• при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

• трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
• на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
• на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
• на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
• ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

Источник: https://creditometr.online/documents/kopiya-trudovoy-knizhki

Сотрудник в письменном виде запросил копии приказов какие сроки должны оформить ответ

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так. Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой.

Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда.

Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов.

И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия.

Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были.

Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов.

Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов.

Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его.

Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный.

Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов. Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники.

Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.

п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности.

Работник обратился с заявлением выдать ему копию приказа о вынесении ему дисциплинарного взыскания.

Должен ли работодатель предоставлять данный приказ.

Ответ на вопрос: Да, должен. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней с момента получения такого заявления выдать сотруднику , связанных с его трудовой деятельностью. Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью.

Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника.

Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г.

№ ПГ/9518-6-1специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения. Так, сотрудник может попросить выдать ему:  о зарплате, в том числе по , о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;  о приеме на работу, переводе, об увольнении и т.

п. Свою просьбу о предоставлении документов или их копий сотрудник должен оформить заявлением в . Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ. Чтобы копия приказа имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст.

62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите: заверительную надпись «Верно» («Копия верна»); должность лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ситуация: Какие документы о работе сотрудник может запросить у работодателя Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью.

Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника.

Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ.

В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:  о зарплате, в том числе по , о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т.

п.;  о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.; ; , в котором содержатся его персональные данные, например копию личной карточки; : трудовой книжки, приказа, локального акта и т.

Иван Шкловец заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 2.

Ситуация: Как оформить копию документа по запросу сотрудника Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки.

Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса). Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ).

Для этого на копии документа укажите: заверительную надпись «Верно» («Копия верна»); должность лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст. Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения.

Он заключается в следующем. На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно.

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».

Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см.

письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142). Пример оформления копии приказа В отдел кадров обратилась секретарь Е.В.

Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом .

Источник: https://avtoritet-delo.ru/sotrudnik-v-pismennom-vide-zaprosil-kopii-prikazov-kakie-sroki-dolzhny-oformit-otvet-88903/

Сроки выдачи сртрцднику копий приказов

Полное разъяснение по теме: «сроки выдачи сртрцднику копий приказов» от профессионального юриста с ответами на все интересующие вопросы.

• 1 Обязан ли работодатель представлять копии документов в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ, своему бывшему работнику, который уволился в январе этого года? Если обязан, то вправе ли работник требовать копии личной карточки работника (форма N Т-2), положения об оплате труда, положения о премировании, правил внутреннего трудового распорядка (являющихся приложением к коллективному договору), справки об уплате НДФЛ за весь период работы, а также копии финансовых документов, подтверждающих факт выплаты зарплаты за весь период работы на предприятии?
• 2 В какой срок нужно выдать работнику копию приказа об увольнении?
• 3 Должны ли выдавать копии приказов, распоряжений и других локальных нормативных актов сотруднику
• 4 Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде
• 5 Обязан ли работодатель выдавать копии кадровых документов работникам?

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

4 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В какой срок нужно выдать работнику копию приказа об увольнении?

В какой срок мы должны выдать работнику копию приказа об увольнении? Если следовать ст. 62 ТК РФ, то получается, что в трехдневный срок со дня подачи работником заявления о выдаче копии. А если он подает такое заявление в день увольнения, то, получается, что можно выдать ему копию приказа уже после увольнения?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ «по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения)». Согласно абз. 3 ст. 84.

1 «В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.

Полагаем, что срок («в день прекращения трудового договора»), указанный в первом предложении абзаца, распространяется и на случай, указанный во втором предложении абзаца – выдачу копий документов, связанных с работой.

Таким образом, в случае подачи работником заявления о выдаче копии приказа об увольнении в день прекращения трудового договора, данная копия должна быть выдана в этот же день.

Некоторые специалисты считают, что нормы ст. 84.1 ТК РФ о сроках выдачи копий документов, связанных с работой, противоречат нормам ст. 62 ТК РФ.

Напомним, что в соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии … приказа об увольнении с работы …».

На наш взгляд, противоречия нет, т.к. ст. 84.1 ТК РФ содержит специальную норму, которая содержит обязанность работодателя по выдаче копий документов в день увольнения работника, а ст. 62 ТК РФ – общую, для всех других случаев. Трехдневный срок мы должны соблюдать, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копий документов, связанных с работой, после дня увольнения.

Должны ли выдавать копии приказов, распоряжений и других локальных нормативных актов сотруднику

На работе до прихода юриста не было никакого регламента взаимодействия структурных подразделений, приказов и распоряжений. Пришел юрист, Генеральный начал оперяться и умничать по поводу того, что мы должны делать, а что нет.

Чтобы это все запечатлеть на бумаге, нас начали ознакамливать с приказами и распоряжениями, утвержденными генеральным директором, следующим способом: каждого по одному вызывали в кабинет, стоя предлагали ознакомиться с приказом, подписать лист визирования к нему и быть свободным.

После подписанных нескольких таких приказов я попросил ответственных лиц предоставить мне копии всех локальных нормативных актов, которые я подписывал и копии листов визирования, на которых есть моя подпись, объяснив свое желание следующим образом: “Хочу все, что подписал, исполнять без сучка и задоринки, а чтобы это все, что подписал исполнять, это, чтобы не забыть должно постоянно лежать перед глазами!”))) (По-моему, стандартное желание), на что мне прислали в формате word все приказы и распоряжения и сказали руководствоваться этим.

, а по документу в формате word я могу еще год проработать, а потом меня вызовут и скажут, что я не исполнял своих служебных обязанностей, предъявив мне подписанное распоряжение, некоторые пункты которого по каким-то причинам разнятся с пунктами присланного мне редактируемого распоряжения, за что мне выговор (кстати, сколько их сейчас предусмотрено и в какой срок, чтобы н основании них работника можно было бы уволить) и пошел вон! Так вот, скажите, пожалуйста, правильно ли я думаю, и обязаны ли предоставить копию приказа и копию листа визирования?

Абзацем 7 ст.21 Трудового кодекса РФ установленоправо работника на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.

Ч.3 ст.68 ТК РФ предусмотрено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

В соответствии со ст.

62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое); копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Исходя из вышеприведенных положений правовых норм Вы вправе запросить необходимые Вам документы, связанные с Вашей трудовой деятельностью у соответствующего работодателя.

. и получить их копии, заверенных надлежащим образом.

Спасибо большое, Владимир Александрович, за столь развернутый и быстрый ответ!

25 Августа 2013, 20:32

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.

1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 №152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст.

62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу №33‑4430/2015

Источник: https://ugmk-insur.ru/sroki-vydachi-srtrtsdniku-kopij-prikazov/

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя.

Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии.

Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги.

Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Документы для работника: готовим и выдаем

— выписки из трудовой книжки; — справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др. Отметим, что есть и иное мнение судов относительно выдачи запрашиваемых работниками локальных нормативных актов.

Например, Московский городской суд в Определении от 08.02.2012 по делу N 33-3328 указал, что на работодателе исходя из смысла ст.

Обязан ли работодатель выдавать копии кадровых документов работникам?

Из перечисленных Вами документов можно предоставить копию приказа об уменьшении размера премии, если приказ касается только данного работника. В противном случае выдается выписка из приказа.

По протоколу может быть выдана выписка.

Докладная записка не относится к документам, по которым работодатель обязан выдать копию или выписку.

Докладная записка – это документ кадрового делопроизводства, по средствам которого работник уведомляет руководство о каком–либо факте, например, о совершении иным работником проступка, связанного с нарушением трудовой дисциплины.

Выдавать ли работнику копию приказа о взыскании?

По заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию приказа о применении дисциплинарного взыскания. В соответствии с ч. 1 ст.

392 Трудового Кодекса России (далее — ТК РФ) работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

Мы Вам перезвоним

Статья 62 Трудового кодекса РФ не предусматривает возможности продления срока представления документа в случае возникновения сложностей при его поиске или подготовке.

В случаях, когда есть основания полагать, что работник не явится за подготовленными документами, работодателю целесообразно направить работнику уведомление о необходимости прибыть за указанными документами либо дать письменное согласие на отправление их по почте. Полагаем, что по смыслу ст.

Обязан ли работодатель представлять копии документов в порядке, предусмотренном ст

Однако при таком подходе указание в ст.

62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения.

В связи с этим мы полагаем, что, по смыслу ст. 62 ТК РФ, работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены.

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой: Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса.

В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу?

На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ .

Источник: https://zppmsk.com/sotrudnik-v-pismennom-vide-zaprosil-kopii-prikazov-kakie-sroki-dolzhny-oformit-otvet-83847/

Какие документы может запросить работник

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/