Записка расчет о предоставлении отпуска работнику кем и когда подписывается

Записка расчет о предоставлении отпуска работнику кем и когда подписывается

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Записка расчет о предоставлении отпуска работнику кем и когда подписывается». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Ответ: Действительно, для расчета среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, организация обязана составлять по унифицированной форме N Т-60 «Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику». Порядок оформления унифицированной формы N Т-60 в общих чертах урегулирован Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Графа сумма за отпуск (Гр.8) равна произведению средне дневного заработка (Гр.6) на количество дней отдыха (Гр. 7). Если есть дополнительные начисления – вносятся в соответствующие графы, в Гр.15 вносятся общая сумма.

Сотрудник организации, проработавший в ней более 6 месяцев, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом у бухгалтерии организации возникает необходимость подготовить записку-расчет.

Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец

Таким образом, заканчивают оформление записок-расчетов работники бухгалтерии. Поэтому логично и абсолютно правильно, что эти документы будут храниться в делах, которые ведет бухгалтерия в соответствии с номенклатурой дел этого подразделения.

К таким документам, безусловно, относятся записки-расчеты. Если в организации отсутствуют лицевые счета работников, срок хранения записок-расчетов — 75 лет. Нахождение п. 412 в подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня подтверждает наш вывод о том, что данные документы должны храниться в делах бухгалтерии.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60, как уже упоминалось выше, двусторонняя, поэтому заполняется она двумя сотрудниками: кадровиком и бухгалтером.

Графы 7-15 в следующей таблице заполняются, уже с указанием размера отпускных выплат. Есть возможность отразить данные по двум месяцам, если отпуск перетекает из одного месяца в другой. Указывается, сколько дней работник будет отдыхать в каждом месяце, сколько получит денежных средств.

Документы, служащие основанием для составления записки-расчета

Таким образом, записка-расчет по форме Т-60 является внутренним документом организации и подлежит обязательному бухгалтерскому учету, заполнение ее в полной мере должно отражать все сведения, касающиеся работника, в том числе его личные данные, а также выплаты, произведенные ему в отчетном периоде.

Данный документ составляется ко времени ухода сотрудника организации в отпуск. Он необходим для того, чтобы правильно рассчитать и начислить отпускные. Поэтому роль бумаги довольно существенная.

Ведь если не заполнять бланк формы Т-60, то можно ошибиться в расчетах. Соответственно, работник получит меньше или больше денег, чем ему причитается. Одна из сторон трудовых правоотношений проиграет.

Для определения суммы отпускных необходимо определить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска.

На оборотной стороне записки приводят данные, необходимые для расчета суммы отпускных, причитающейся к выдаче сотруднику.

Предоставляя работнику расчетный листок каждый год, работодатель полностью выполняет свои обязанности по письменному извещению его о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний и т. д.

Порядок расчета отпускных зависит от того, в каких днях предоставляется отпуск: в рабочих или в календарных.

Названными нормативными документами установлено, что для исчисления среднего заработка необходимо учитывать все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

Ответственное лицо может применять стандартный бланк форма Т-60, либо на основе него разработать собственный документ. В последнем случае он должен содержать все обязательные для документов реквизиты.

Предоставление копии записки расчета сотруднику

Для записки-расчета о предоставлении отпуска предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учета труда и его оплаты, утв.

Задача кадровика — предоставить бухгалтерии достоверную информацию, на основании которой бухгалтерия должна произвести расчет.

Предоставляя работнику ежегодный оплачиваемый или иной отпуск, работодатель делает расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. В этой статье мы приведем пример расчета средней заработной платы работника, причитающейся за отпуск, и рассмотрим порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска.

И хотя с 2013 года законодательно регламентированной необходимости заполнять форму Т-60 нет, ею продолжают пользоваться: она довольно удобна и информативна, поскольку дает четкое представление обо всех нюансах расчета отпускных. В то же время, если по каким-либо причинам унифицированный бланк вам не подходит, вы можете разработать собственную форму.

Когда трудящийся предприятия собирается на ежегодный календарный оплачиваемый заслуженный отдых, в бухгалтерию передается записка расчет о предоставлении отпуска работнику. На основании именно этого документа осуществляется начисление и последующие выплаты денег – отпускных.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Зачастую когда отдел кадров говорит о записках расчётах во время расторжения трудового договора с сотрудником либо оформления его отпуска, обычно речь идёт об унифицированных форматах № Т-60 и Т-61. Сведения о подобной необходимости указаны в постановлении Госкомстата нашей страны от 02.01. 2004 года.

Выдавать отпускные сотруднику необходимо не менее чем за три дня до начала отпуска. При нарушении этого условия, работник организации имеет законное право отказаться от ухода в отпуск. Кроме того, это может повлечь за собой административное наказание со стороны контролирующих органов и штрафы.

Скачать записку-расчет о предоставлении отпуска (форма Т-60)

Перед тем, как отправить работника в плановый отпуск, кадровый специалист предприятия должен направить ему уведомление об отпуске, но не позже, чем за две недели до его начала.

Бланк Т-60 имеет две стороны: лицевая – оформляется кадровиком, а оборотная – заполняется бухгалтерией, именно на ней производится расчет причитающихся сумм.

Далее, документ необходимо прикрепить к другим бланкам по расчету зарплаты за данный месяц, или может идти как приложение к расчетно-платежной ведомости.

Кто оформляет записку-расчет для отпускных

А точная дата определяется на каждом предприятии самостоятельно, и чаще всего зависит от работника, ответственного за данное действие.

По закону ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней ч. Больше дней положено сотрудникам до 18 лет — 31 день ст. На большее время ежегодного отдыха имеют право педагоги ст. Пункт 2 ст. Как правило, рабочий год не совпадает с календарным.

В акте сказано, что данную форму должны заполнять все организации, вне зависимости от организационно-правовой формы. Между тем, Правительство РФ разрешило не заполнять форму Т-60 организациям, которые являются бюджетными.

Трудовое право для кадровика», 2007, N 6 Вопрос: Во время аудиторской проверки сделали замечание, что организация должна расчет отпускных оформлять специальным документом — запиской-расчетом. Так ли это? У нас вышел спор с бухгалтерией: кто обязан оформлять этот документ?

Как видно, перечень связанных с работой документов, которые сотрудник может затребовать у работодателя, является открытым. В этой связи представляется возможным запросить у работодателя копию записки-расчета со ссылкой на статью 62 Трудового кодекса РФ (как документ, связанный с Вашей трудовой деятельностью).

Если они написали заявление, время отдыха им надо предоставить. Кто относится к льготникам, смотрите в таблице ниже. Узнайте подробнее, кто вправе отдыхать в удобное время. За последующие рабочие годы.

За второй и последующие годы сотрудник вправе отдыхать в те даты, которые указаны в графике ч. Для льготников порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков за последующие рабочие годы другой.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

В форме Т-60 максимально информативно представлен расчет суммы отпускных. Такое свойство справки превращает ее в удобный рабочий инструмент отдела кадров и бухгалтерии.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска

Но хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней ч. Например, работник может разделить 28 дней так: отдыхать 16, 7 и 5 календарных дней. Такое правило действовало в отношении отпусков по Трудовому кодексу в году, действует и сейчас. Не предоставляйте сотруднику отпуск авансом — раньше начала рабочего года, за который он положен.

Порядок предоставления отпуска работнику смотрите на схеме ниже. График отпусков. Очередность предоставления ежегодного отпуска работнику вы смотрите в графике. Компания составляет график ежегодно и утверждает не позднее, чем за две недели до начала года, на который его принимает. Скачать чистый бланк. Узнайте подробнее, как составить график с помощью новой умной таблицы.

Записка расчет отпускных является неотъемлемым документом в любой организации. В настоящей статье рассмотрены вопросы по применению унифицированных форм записок расчетов. Также уделено внимание месту и сроку хранения данных актов. Проанализирована обязанность работодателя знакомить работников с запиской расчетом под роспись.

На его основе компания может создать свой бланк, обращая внимание на все нюансы. Данный формат также включён в набор форм любой программы по кадровому и бухгалтерскому учёту.

Документ состоит из лицевой и оборотной сторон: первая заполняется кадровой службой, а вторая — бухгалтерией.

При подаче заявления обязательно попросите зарегистрировать его или попросите проставить отметку о его принятии на втором экземпляре/копии заявления. Чтобы у Вас имелось документальное подтверждение того, когда и какой документ Вы запрашивали у работодателя.

Источник: https://nt-sputnik.ru/vyselenie/11417-zapiska-raschet-o-predostavlenii-otpuska-rabotniku-kem-i-kogda-podpisyvaetsya.html

Записка расчёт о предоставлении отпуска по форме т-60: образец составления в 2019 году

Трудоустроенному человеку гарантируется государством право на получение периода отдыха в случае, когда он проработал в компании установленное время – не менее шести месяцев.

Во время отпуска за данным сотрудником должно сохраняться место его работы, а также это время оплачивается согласно установленным правилам.

Для определения отпускных может использоваться Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т-60, бланк которой можно скачать ниже.

Для чего применяется записка расчет

Записка-расчёт о предоставлении отпуска создается специалистом кадрового отдела, с целью формирования для бухгалтерии необходимых данных, которые используются для определения сумм причитающихся отпускных.

При этом бухгалтер производит расчет в этом же документе, что позволяет проверить не только исходную информацию, но и правильность расчета.

Она оформляется вместе с распоряжением о предоставлении времени отдыха, а после составления передается в бухгалтерию для дальнейшего заполнения.

Лицевая сторона содержит информацию, вносимую инспектором по кадрам и повторяет сведения приказа на отпуск. В ней обязательно нужно отразить за какие периоды работы используется ежегодный оплачиваемый отпуск, начальная и конечная даты, а также продолжительность.

В компании можно использовать утвержденный Росстатом бланк – форма Т-60, или же создать собственный шаблон, в который включены необходимые реквизиты, обязательные для этого документа.

Однако надо помнить, если происходит увольнение работника и производится расчет компенсации за неотгуленное время, записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме Т-60 не должна использоваться, так как существует специально разработанный для этого бланк.

Внимание! На основании записки расчета формируются платежные документы, по которым производится выплата зарплаты.

После этого документ подшивается к остальным документам по начислению зарплаты и идет в качестве приложения к расчетно-платежной ведомости за соответствующий период времени.

За сколько времени до отпуска нужно оформить записку

ТК РФ не определяют точных сроков выписки записки-расчета на отпуск. Закон требует от руководства фирмы предупреждать своих работников о начале отпуска не меньше чем за 14 дней до его начала.

Также нормами определяется обязанность произвести администрацией выплаты уходящему в отпуск сотруднику не меньше чем за 3 дня до ухода. Новые правила предусматривают, если работающий на предприятии человек подает заявление на отпуск и сразу же уходит на этот период, то деньги надо выплатить в течение трех дней с момента поступления заявления.

Конкретные сроки могут быть на предприятии зафиксированы в его локальных актах, например в Положение об отпусках.

Какие расчеты включаются в записку-расчет

Когда сотрудник уходит в отпуск, он имеет право на получение следующих сумм:

• Суммы невыплаченной ранее зарплаты.
• Суммы отпускных, рассчитанные согласно утвержденной законодательством методики определения среднего заработка.
• Суммы материальной помощи, если работнику согласно Положениям предприятия они полагаются.
• Суммы премий, если в ходе выполнения работы до отпуска работником были выполнены условия ее получения согласно нормативных актов.
• Пособия по временной нетрудоспособности, если отпуску предшествовала болезнь или травма у работника.
• Другие выплаты, предусмотренные законодательством.

Скачать бланк записки-расчета по форме Т-60 для 2019 года

Внимание! Проще всего использовать онлайн калькулятор отпускных, который произведет расчет на основе ваших данных. После чего их нужно будет просто внести в записку-расчет.

Лицевая сторона

Эта сторона записки форма Т-60 оформляется специалистом по кадровой работе. В верхней части бланка записывается полное наименование компании либо Ф.И.О. предпринимателя. В поле справа — код по справочнику ОКПО (если он есть).

Ниже, рядом с наименованием документа, указывается его номер по порядку и дата, когда он был оформлен. Дальше в документ записываются личные сведения о работнике, для которого выполняется расчет — его полностью Ф.И.О., номер согласно табелю, название должности и подразделения.

Дальше на бланке располагаются три раздела. Они выглядят аналогично приказу на отпуск Т-6. В раздел А нужно занести информацию тогда, когда сотрудник отправляется в ежегодный отпуск. В числе сведений, какие необходимо указать — период, за который предоставляется отдых, сколько он будет длиться в днях и даты начала и его окончания.

В раздел Б нужно записать сведений, если расчет производится по дополнительному отпуску, либо прочему оплачиваемому периоду отдыха. Право на такого рода отпуск предоставляется федеральными законами или внутренними актами фирмы. В этот раздел нужно записать полное название периода, основание для его предоставления, начальную и конечную даты

Раздел В представляет собой подведение итога по всем видам отдыха. Необходимо сложить все периоды из разделов А и Б, и указать общую продолжительность, дату начала отдыха и окончания. Если работник хочет взять только ежегодный отпуск, то сведения в этот раздел нужно просто перенести из раздела А.

После этого специалист проверяет указанные данные, и в конце листа проставляет сведения о себе.

Оборотная сторона

Записка-расчёт о предоставлении отпуска на второй стороне заполняется бухгалтером по расчетам зарплаты. Это выполняется после того, как кадровик, обработав свою сторону бланка, передает его в бухгалтерию.

Для начала нужно выбрать все сведения о начислении зарплаты за прошедшие 12 месяцев. Для этого применяются расчетно-платежные ведомости за эти периоды, либо лицевой счет. После выборки, сведения нужно записать в таблицу расчета.

Заполняется она следующим образом. В таблицу нужно построчно записать месяц и год, за которые заносятся данные по зарплате (в графы 1 и 2), и затем сама сумма за указанный период (в графу 3). В нижней части таблицы нужно просуммировать всю зарплаты за каждый месяц и проставить общий итог.

Дальше нужно перейти к правой таблице. В нее записываются общее число дней, которые используются бухгалтером для расчета средней зарплаты (в графу 4), либо общее количество часов (в графу 5).

На основании этих данных и общей суммы зарплаты за весь период определяется средний заработок (в графу 6). Расчет производится так — общая сумма заработка за период (графа 3) делится на число дней либо часов (графы 4 либо 5).

Идущая далее табличная часть включает два раздела. Ее можно использовать, когда отпуск нужно разделить на две части между соседними месяцами. Обе части таблицы по своей структуре идентичны.

В графы 7 и 11 нужно записать длительность каждого из периодов в днях. В графы 8 и 9, а также 12 и 13 нужно записать суму отпускных по каждому периоду в зависимости от того, из какого источника будет производиться оплата.

Все дополнительные выплаты, которые нужно выдать в эти периоды сотруднику, заносятся в графы 10 и 14. В графу 15 нужно записать общую сумму записанных отпускных.

Бухгалтер должен сам указать необходимые сведения в графах 17-21. В графу 22 вписывается общая сумма всех удержаний. Затем в графу 23 нужно занести итоговую суму к выдаче: от результата графы 15 нужно вычесть результат по графе 22.

Эта же сумма далее записывается прописью, а рядом нужно будет проставить данные о документе, по которому она была выплачена. Расчетчик после того, как полностью заполнить документ, проверяет его и указывает сведения о себе.

Бухгалтерские проводки

По результатам составления записки-расчета бухгалтер выполняет следующие проводки:

Д20 — К70 — начислены отпускные основных рабочих на производстве;

Д23 — К70 — начислены отпускные рабочих на производстве вспомогательного характера;

Д25 — К70 — начислены отпускные для сотрудников общепроизводственного характера;

Д26 — К70 — начислены отпускные для персонала администрации (директор, главбух, заместители и аналогичные сотрудники);

Д44 — К70 — начислены отпускные для работников, занятых в торговли;

Д96 — К70 — начислены отпускные за счет резерва (за будущий месяц);

Д70 — К68 — удержан НДФЛ;

Д70 — К76 — произведены иные удержания (например, алименты).

Д70 — К50 — выданы отпускные из кассы

Д70 — К51 — отпускные переведены на карту или на счет в банке

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/zapiska-raschyot-o-predostavlenii-otpuska.html

Оформление записки расчета о предоставлении отпуска сотруднику

Любой трудоустроенный гражданин имеет право на отдых. Но прежде чем он отправится в отпуск, компания обязана выплатить отпускные.

Расчёт и перечисление денег происходит после заполнения всех нужных бумаг, без которых получение отпускных становится невозможным.

Что это за документ?

Записка расчёт является утверждённой на государственном уровне унифицированной формой Т-60.

Документ применяется в нахождении размера отпускных, на которые имеет право сотрудник.

Политика предприятия может использовать и собственный бланк, утверждённый соответствующим приказом.

В каких случаях оформляется?

Отдых предоставляется на основании установленного графика и заявления сотрудника.

Оформляется это время соответствующим распоряжением, после чего бухгалтер выписывает записку расчёт на имя сотрудника.

Применяется ли при увольнении сотрудника?

Процесс оформления расчёта отпускных от определения окончательного размера зарплаты при увольнении немного отличается, но записка расчёт заполняется обязательно.

Здесь применяется форма Т-61, которая была создана специально для этих целей.

Составлением документа занимаются сразу две службы — бухгалтерия и отдел кадров.

На его основе компания может создать свой бланк, обращая внимание на все нюансы. Данный формат также включён в набор форм любой программы по кадровому и бухгалтерскому учёту.

Бланк-форма-Т-61

Образец-заполнения-форма-Т-61

Обязательна ли?

Зачастую когда отдел кадров говорит о записках расчётах во время расторжения трудового договора с сотрудником либо оформления его отпуска, обычно речь идёт об унифицированных форматах № Т-60 и Т-61. Сведения о подобной необходимости указаны в постановлении Госкомстата нашей страны от 02.01. 2004 года.

В нём сказано, что указанные бланки первичной отчётности по учёту рабочих часов и расчётов с сотрудниками должны заполнять все предприятия независимо от вида собственности, работа которых ведётся на территории России. При этом с бюджетных компаний Правительство снимает эти требования.

Здесь можно сделать вывод только о том, что бюджетные предприятия не используют данные формы учёта, в то время, как и для других компаний в постановлении также отсутствует прямое указание на обязательность их использования.

Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику в 2020 году?

Перед тем как заполнить бланк Т-60, важно обратить внимание на следующие моменты:

• Документ имеет большую ценность, поскольку выполняет роль подтверждения суммы расходов и будет обязательно учитываться в спорной ситуации с работником налоговой инспекции. Если компания проигнорирует записки расчёта даже при наличии приказа на отпуск, её расходы будут непризнанными.
• Во время расчётов нельзя допускать ошибок. Так как рабочий год не всегда совпадает с календарным, поскольку он запускается с момента официального принятия работника в штат компании, не стоит включать праздничные сутки в количество рассчитываемых дней.
• В отпускной стаж не приравнивается отдых без содержания, начиная с 15-го дня, и по уходу за ребёнком, о чём говорится в ст. 121 ТК России.
• Форма применяется предприятиями, работающими на общей либо упрощённой системе налогообложения.
• Форма может заполняться в письменном и электронном виде, на основании всех требований.

Порядок и правила заполнения

Обратная сторона

• Заполнение второй стороны начинается с раздела «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице на каждой сроке вносятся данные за предыдущие 12 месяцев — месяц, год и сумма за данный промежуток, которая была взята за основу во время расчёта средней оплаты труда (графа 3). В конце указывается суммарный итог.
• В таблице с правой стороны проставляется число суток (графа 4) либо часов (графа 5), за которые осуществляется расчёт, после чего выводится среднее число заработка (графа 6).
• Следующей на очереди идёт таблица «Начислено», состоящая из двух пунктов, соответствующих нынешнему и дальнейшему месяцу начислений с аналогичными частями. Так, в пунктах 7 и 11 указывается количество календарных отпускных суток, затрагивающие данный месяц, в столбцах 8 – 10 и 12 –14 — размер начислений, когда выплаты осуществляются за счёт различных источников. В части 15 указывается суммарный итог.
• В строке, которая располагается немного ниже, обозначается сумма к выплате прописью, идентификатор и время заполнения платёжного поручения, по которому она была предоставлена на руки.

Кто заполняет?

Заполнением записки расчёта занимается отдел кадров вместе с приказом отправления на отдых.

Законодательство не предусматривает конкретных сроков предоставления документа.

Работник обязан обратиться в отдел кадров с соответствующим заявлением за трое суток до отправления в отпуск, и в течение этих дней он должен получить причитающееся ему финансирование.

Хорошо, если должностные лица занимаются оформлением записок приказов сразу после получения соответствующего распоряжения от руководства.

Во время его заполнения сотрудники отмечают все дни отпусков, которые оплачивает работодатель — как ежегодные, так и дополнительные, а также промежуток времени, за который они причитаются.

По закону за один рабочий месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Затем он визирует заявление личной подписью и направляет его для осуществления расчётной операции бухгалтеру компании.

Выборкой всех нужных для определения данных о размере отпускных, к которым относятся показатель заработной оплаты труда, доплат и иных видов поощрений, выполняет бухгалтер-расчётчик. После этого он находит среднедневной размер заработка, опираясь на число отпускных суток, и приступает к расчётам общего размера отпускных.

Кто подписывает?

Форма обязательно подписывается тем работником бухгалтерии, который занимался составлением документа. Кроме подписи, на бумаге указывается фамилия.

Пример заполненного документа:

Заполненный образец записки-расчета (унифицированная форма Т-60)

Бланк можно скачать здесь.

Куда подшивать?

В записке расчёте обязательно отмечаются реквизиты платёжных документов на предоставление либо перечисление финансов.

Сразу после того как бланк подписывается бухгалтером, его подшивают к расчётным ведомостям за указанный временной промежуток.

Где и сколько хранится?

Срок хранения заполненных бумаг — 5 лет.

Унифицированные формы Т-60 и Т-61 компания обязана сохранять в своей базе на протяжении 75 лет, в том случае, если она не имеет лицевые счета. При этом вся информация может сохраняться в электронном формате.

Право на отпуск даётся всему рабочему персоналу, включая руководство компании. Исключением является только неофициальное трудоустройство.

Стандартизированные форматы записок расчёта имеются практически во всех специальных программах. Если бухгалтер периодически обновляет данные, обычно бланк выписывается в автоматическом режиме.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/zapiska-raschet-o-predostavlenii-otpuska-rabotniku/

ЗАПИСКА-РАСЧЕТ: РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ. Журнал

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

 
    В этом номере журнала мы начинаем публиковать цикл статей, посвященных оформлению первичных учетных документов, утвержденных приказом Минфина России от 15.12.

2010 № 173н (далее — Приказ № 173н) и подлежащих использованию органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями.

В приказе содержится перечень унифицированных форм классов 03, 04 и 05 ОКУД.
    В данной статье рассмотрим такой документ, как Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
 

Рекомендации по заполнению Записки-расчета

 
    Записка-расчет об исчислении среднего заработка оформляется при предоставлении отпуска, при увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Подробные рекомендации по ее заполнению утверждены Приказом № 173н.

    Записка-расчет (ф. 0504425) используется в случаях, когда производится начисление выплат в пользу работников исходя из их среднего заработка в соответствии с действующим законодательством.

К таким случаям могут относиться:

    и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и федеральными законами.
 

Оформление первой страницы

 
    На первой странице Записки-расчета (ф. 0504425) указываются:

    Как правило, данные сведения заполняются работниками отдела кадров на основании соответствующего приказа о предоставлении отпуска работнику.
    Согласно Приказу № 173н номер Записки-расчета о предоставлении отпуска должен соответствовать номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику.

Из этого требования закономерно вытекает вопрос о нумерации записок-расчетов, составляемых в иных случаях (при увольнении, начислении иных компенсаций и т. п.). В таком случае учреждению целесообразно самостоятельно закрепить порядок нумерации записок-расчетов, при этом рекомендуется использовать суффиксы или префиксы.

Например, можно установить следующие правила:

    Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется, как правило, соответствующим работником бухгалтерии на основании Карточки-справки (ф. 0504417). Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев.
 

Источник: https://www.referent.ru/40/8737

Как правильно заполнить записку-расчет при увольнении работника

Записка-расчет (форма № Т-61) является документом первичного учета. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 и предназначена, чтобы рассчитать заработную плату и прочие выплаты сотруднику при расторжении трудового договора.

Работодатель не обязан пользоваться формой Т-61 при увольнении служащих. Она является рекомендательной и удобна тем, что программы кадрового и бухгалтерского учетов уже содержат унифицированный бланк Т-61. Но разрешено разработать и собственную форму записки-расчета, чтобы учесть особенности организации. Используйте Т-61 как основу, это упростит задачу.

Когда заполнять записку-расчет

Документ составляется индивидуально на работника.

Срок для оформления не установлен, но следует учесть сроки выплаты окончательного расчета, то есть не позже последнего рабочего дня увольняющегося работника.

Работодателю следует строго соблюдать установленные сроки, иначе работник обратится к юристу за консультацией, а затем и в судебные органы, чтобы урегулировать вопрос по своевременной выплате компенсации.

Кто заполняет записку-расчет

Записка-расчет представляет собой двухсторонний регистр с вводной частью и расчетной таблицей. Заполняют бланк ответственные сотрудники кадровой службы и бухгалтерии. Кадровик указывает надлежащую информацию о компании и об увольняемом работнике на лицевой стороне, бухгалтер заполняет столбцы табличной части на оборотной стороне.

Записка-расчет оформляется на основании необходимых документов (ведомостей, платежных и расчетных документов, в которых отражены все начисления за расчетный период).

Как заполнять записку-расчет

Разберем пошагово, как заполнить записку-расчет при увольнении.

Шаг 1. Заполняем лицевую сторону.

Здесь кадровик указывает:

• полное или краткое наименование организации и ее код в соответствии с ОКПО;
• реквизиты самой записки — номер документа и дату его заполнения;
• информацию о трудовом договоре с увольняемым сотрудником — его номер и дату заключения.

Впишите кадровые данные служащего:

• фамилию, имя и отчество;
• табельный номер;
• отдел или структурное подразделение.

Ниже укажите сведения об увольнении:

• основание в соответствии с ТК РФ;
• реквизиты приказа;
• дату расторжения трудового соглашения.

Осталось вписать количество неиспользованных или использованных авансом отпускных дней.

После внесения всех данных ответственный сотрудник кадровой службы заверяет лицевую сторону записки-расчета подписью.

Шаг 2. Заполняем оборотную сторону.

Оборотная сторона представляет собой четыре таблицы, в которых бухгалтер рассчитывает оплату отпуска и начисляет компенсацию.

Во второй таблице записки-расчета отражается общее число календарных дней в расчетном году. Воспользуйтесь производственным календарем или рассчитайте количество дней, исходя из условного среднего значения. Если сотрудник отработал весь месяц, то число календарных дней составит 29,3.

Если месяц отработан не полностью, то количество дней исчисляется так:

(29,3 / общее количество дней в отчетном месяце) × количество фактически отработанных дней по табелю учета рабочего времени.

Если работник получает зарплату за фактически отработанные часы, то заполняется специальный столбец в таблице № 2.

Теперь рассчитайте среднедневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = общая сумма начислений за расчетный период / общее число календарных дней (часов).

В последнюю таблицу записки-расчета вносятся сведения о неиспользованном или использованном авансом отпуске, а затем рассчитывается сумма отпускных, подлежащая выплате, или величина удержаний, которые производят.

Шаг 3. Расчет итоговых выплат в записке.

В конце аккумулируются все рассчитанные данные и исчисляется сумма компенсаций. Бухгалтеру необходимо внести:

• заработную плату за отчетный месяц;
• отпускные (из предыдущей таблицы);
• иные начисления;
• итоговую величину начисленных выплат;
• расчетный НДФЛ со всех начислений;
• другие виды удержаний (при наличии);
• итог по всем видам удержаний;
• задолженности организации перед работником или работника перед компанией.

Когда все суммы указаны, рассчитывается итоговая величина выплаты сотруднику при увольнении. Затем эта же сумма прописывается цифрами и прописью. Бухгалтер вносит реквизиты платежной ведомости, на основании которой служащий получил надлежащие денежные средства. Под таблицей ответственный за исчисление компенсации бухгалтер ставит подпись.

Особенности заполнения записки-расчет

Вот ключевые правила, используйте их как памятку:

1. Лицевая часть бланка содержит информацию о сотруднике, основания для принятия на работу и о расторжении трудового договора. Сначала отдел кадров указывает дату заключения и номер трудового контракта, Ф.И.О. работника, его должность, подразделение. Потом ставит дату приказа об увольнении, его номер, основание прекращения трудовых отношений, устанавливает количество дней неиспользованного отпуска для начисления компенсации или, если сотрудник брал отпуск авансом, сумму использованных дней для произведения удержаний. Подписывает первую страницу. Затем записка-расчет передается в бухгалтерию.
2. На обратной стороне содержится информация для оплаты отпускных, сведения о заработной плате и прочих выплатах за период и итоговые причитающиеся работнику суммы. Для этого берется период в 12 месяцев до месяца увольнения и все выплаты, производимые работнику за это время.
3. После заполнения всех граф бухгалтер заверяет записку-расчет подписью и передает дальше для проведения начислений причитающихся сумм.
4. Расчетчик обрабатывает полученные сведения, вносит их в соответствующие графы бланка, касающиеся начислений и выплат. Потом определяет размер среднедневного заработка и сумму компенсации или сумму долга сотрудника, полагающуюся возврату. Расчет компенсации определяется путем умножения неиспользованных дней на среднедневной заработок.
5. Помимо компенсации, начисляется заработная плата за отработанное время. Все начисления и удержания отражаются в расчетном листке, который выдается работнику, а платежные документы на выплату этих сумм передаются соответствующему специалисту бухгалтерии.

Где и сколько хранить записку-расчет

Хранение первичных учетных документов по оплате регламентировано законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Они должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 ФЗ № 402).

К ним относятся утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.

2004 № 1 первичные документы, содержащие сведения о финансовом положении работодателя и движении средств: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная (форма № Т-51) и платежная ведомости (форма № Т-53).

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-pravilno-zapolnit-zapisku-raschet-pri-uvolnenii-rabotnika